Check-out-Zeit für veraltete PMS-Systeme
Check-out-Zeit für veraltete PMS-Systeme: 5 Tipps für einen erfolgreichen Umzug Ihres PMS in die Cloud
Es hat über zehn Jahre gedauert bis das cloudbasierte PMS im Hotel- und Gastgewerbe richtig angenommen wurde. Es wird erwartetet, dass bis zum Jahr 2026 mehr als drei Viertel der Hotelbetriebe diese innovative Technologie annehmen und nutzen werden und somit von einem verbesserten Betriebsablauf, einem überdurchschnittlichen Kundenerlebnis, einem effektiven Datenschutz und höherer Kostenrentabilität profitieren werden.
Für Hoteliers, die nach wie vor mit einem PMS arbeiten, das auf Servern vor Ort gehostet wird, kann die Vorstellung von einer Umstellung auf eine cloudbasierte Lösung zunächst sehr belastend sein. Schließlich erfordern wesentliche Änderungen in den Betriebssystemen Zeit, Geld und Ressourcen. Und wenn das vorhandene System doch ein Jahrzehnt lange gute Dienste geleistet hat, warum kann man dann nicht einfach alles so lassen wie es ist? Kann das neue cloudbasierte System das Vorgängersystem wirklich übertreffen? Diese Fragen drängen sich einem natürlich auf, einhergehend mit Bedenken über mögliche Qualitätseinbußen.
Ich möchte Ihnen jedoch versichern, dass die Einführung von Veränderungen nicht notwendigerweise ein Leben mit Kompromisslösungen bedeutet. Hoteliers können den Sprung in die Cloud bedenkenlos wagen. Im Folgenden nennen wir Ihnen fünf entscheidende Schritte, die die Grundlage für eine nahtlose Umstellung bilden und sowohl unmittelbare als auch langfristige Vorteile versprechen:
1. Ausarbeitung Ihres PMS-Briefings: eine gemeinschaftliche Anstrengung
Bei der Auswahl eines Property Management Systems (PMS), das auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Hoteliers zugeschnitten ist, gibt es natürlich keine Patentlösung. Genau aus diesem Grund ist es so wichtig, Ihre spezifischen Anforderungen an ein neues System zu verstehen. Jede Veränderung ist auch eine einmalige Chance — die Gelegenheit, zu bewerten, was sich bewährt hat und – was noch wichtiger ist – zu ermitteln, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht. Um sich einen umfassenden Überblick darüber verschaffen zu können, was Sie in Ihrem neuen PMS wirklich brauchen und welche Zwecke es erfüllen soll, sollten Sie alle Stakeholder und Teammitglieder aus dem gesamten operativen Betrieb in Ihre Überlegungen mit einbeziehen. Richten Sie eine Art „Kommandozentrale“ ein – ideal, um zusammenzukommen und um die Handhabung des Umstellungsprojekts zu erörtern. Dies kann etliche Interaktionen zwischen den Beteiligten und weiteren Gesprächsbedarf erfordern. Dieser kollaborative Ansatz fördert nicht nur die Entwicklung eines umfassenden und fundierten Auftrags, sondern sorgt dafür, dass eine solide Grundlage geschaffen wird. Selbst wenn es nicht machbar ist, alle Ziele sofort zu erreichen, so bietet diese Strategie einen soliden Ausgangspunkt. Wann immer möglich sollten Sie Ihren Finanzvorstand frühzeitig in den Prozess mit einbeziehen. Auch wenn dieser sich vielleicht nicht an der anfänglichen Recherche oder der Ausarbeitung des Briefings beteiligt, so beschleunigt seine Anwesenheit bei Besprechungen mit potenziellen Anbietern die Entscheidungsfindung und vereinfacht den Projektgenehmigungsprozess.
Denken Sie daran, dass diese gemeinschaftliche Anstrengung die Grundlage für einen erfolgreichen Übergang bildet — eine Umstellung, die unmittelbare Vorteile mit sich bringt und sich auch langfristig auszahlt.
2. Sondierung des Markts und Kontaktaufnahme mit Anbietern
Es ist unverzichtbar, Zeit in eine sorgfältige Sondierung des Marktes zu investieren, da die Landschaft der im Hotel- und Gastgewerbe verwendeten Technologie einer großen Veränderungsdynamik unterliegt. Hier beginnt Ihre Reise:
Vergleichen Sie Angebote und sprechen Sie mit Anbietern :
- Nehmen Sie Kontakt zu mindestens drei bis vier verschiedenen Anbietern auf. Im Rahmen der geführten Gespräche erhalten Sie einen breiteren Überblick darüber, wie die derzeit verfügbaren Lösungen Ihren Hotelbetrieb unterstützen können.
- Besprechen Sie Ihre Vorgaben und Anforderungen im Detail. Bitten Sie um Produkt-Vorführungen und halten Sie Ihr Personal an, daran teilzunehmen. Deren unterschiedliche Meinungen geben Ihnen wertvolle Erkenntnisse.
Wichtige Fragen, die Sie potenziellen Anbietern stellen sollten:
Stellen Sie während des Pitch-Prozesses kritische Fragen:
- Kundensupport: Erkundigen Sie sich nach dem Umfang der vom Anbieter bereitgestellten Supportleistungen.
- Onboarding und Schulungen: Verschaffen Sie sich Klarheit über den Onboarding-Prozess und die Schulungsangebote. Ist eine Migration Ihrer aktuellen Datenbank möglich? Wie werden System-Updates verwaltet?
- Kompatibilität mit Drittanbietern: Können Sie Ihr vorhandenes Lösungspaket beibehalten oder ist eine vollständige Überarbeitung erforderlich?
- Strategische Anpassungsfähigkeit: Können die Anbieter Ihre strategischen Ziele nachvollziehen? Kann sich das System an die Weiterentwicklung Ihres Hotelbetriebes anpassen?
- Benutzerfreundliche Plattform: Bewerten Sie den Benutzerfreundlichkeit. Wie kann die Plattform des Anbieters die Aufgaben für Ihre Mitarbeiter vereinfachen?
- Verbessertes Gästeerlebnis: Finden Sie heraus, wie die Plattform des Anbieters das Gästeerlebnis verbessern und Sie dabei unterstützen kann, den sich ständig ändernden Erwartungen immer einen Schritt voraus zu sein.
- Einnahmeströme: Kann die Lösung des Anbieters die vielfältigen Einnahmeströme (Zimmer, Bar, Restaurant, Veranstaltungen) effektiv verwalten und Einnahmeverluste während des gesamten Gastaufenthalts verhindern?
- Nachhaltigkeit: Lässt sich der Bedarf an Hardware vor Ort ausschließen, der Energiebedarf senken und ein papierloser Betriebsablauf fördern? … Ganz zu schweigen von den Druckkosten.
- Preismodell: Können Sie die Preisgestaltung der Anbieter nachvollziehen? Umfasst deren Kostenvoranschlag sämtliche Gebühren und Provisionen, insbesondere für Dienstleistungen wie Zahlungen?
Überprüfung der Betriebsabläufe:
- Denken Sie daran, dass die Umstellung Ihres Property Management Systems (PMS) eine gute Gelegenheit ist, Ihre betrieblichen Abläufe und Vertriebsstrategien zu überdenken und zu verbessern.
- Nutzen Sie das Wissen der Verkaufsberater Ihres Anbieters, die bereits Erfahrung in der Hotelbranche haben. Sie können eine entscheidende Rolle dabei spielen, Unternehmenslösungen auf Ihre kurz- und langfristigen Ziele hin auszurichten.
Ergreifen Sie die Gelegenheit und gehen Sie diesen transformativen Weg — es geht um mehr als nur um Technologie, es geht um die Optimierung des gesamten Gästeerlebnisses und des Umsatzpotenzials.
3. Beauftragung eines Anbieters: der Weg zum Vertragsabschluss
Die erste Marktsondierungsphase ist abgeschlossen. Herzlichen Glückwunsch! Lassen Sie uns jetzt die entscheidenden Schritte bis zur endgültigen Beauftragung eines Anbieters angehen:
Bitten Sie um die Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen:
- Stellen Sie mit Sorgfalt eine kleine Auswahl an Anbietern zusammen, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget am besten entsprechen, und kontaktieren Sie diese.
- Fordern Sie detaillierte Produktdemos an, die tief in die Thematik eintauchen, und stellen Sie einer breiteren Runde an Mitarbeiter:innen jede potenziell neue Technologie vor. Lassen Sie Ihr Team die Funktionsweise miterleben und, was noch wichtiger ist, stellen Sie fest, wie Ihr Team die Fähigkeiten der Technologie nutzen kann, um die eigene Arbeit zu verbessern.
Beratung mit der Rechtsabteilung und der Geschäftsleitung:
- Bevor Sie endgültig zum Abschluss kommen, sollten Sie sowohl die Rechtsabteilung als auch die Geschäftsleitung konsultieren. Vor der Vertragsunterzeichnung sollten Sie die Bedingungen und Bestimmungen des Vertrages vollumfänglich verstanden haben.
- Denken Sie daran, dass Klarheit der entscheidende Punkt ist. Sie leisten nicht nur eine Unterschrift, sondern Sie gehen eine Partnerschaft ein, die Einfluss auf Ihren gesamten Hotelbetrieb haben wird.
Rendite und mehr:
- Wenn Sie an der Tür des Finanzvorstands (oder einer anderen zeichnungsberechtigten Person, die das Scheckbuch zücken darf) anklopfen, sollten Sie darauf vorbereitet sein, dass das Thema Investitionsrendite (ROI) zur Sprache kommt.
Dies sollte ein direktes Ergebnis Ihres gründlichen Bewertungsprozesses sein. - Aber das ist noch nicht alles! Sprechen Sie auch über RONI — das Risiko nicht zu investieren. Heben Sie in Ihrer Argumentation hervor, welche negativen Auswirkungen die Erteilung einer Absage auf Ihren Gästeumsatz und die Personalbindung haben könnte.
Auf dieser Reise erteilen Sie nicht nur einen Auftrag, sondern Sie bauen zusammen mit Ihrem Anbieter eine Partnerschaft auf, die die Zukunft Ihres Hotels prägen wird.
4. Systemimplementierung und Schulung: Ziehen Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition
Bauen Sie auf die Akzeptanz Ihres Teams:
- Nutzen Sie die Akzeptanz der Teammitglieder, die während der ersten Briefing- und Recherchephasen im Rahmen der Prüfung potenzieller Anbieter entstanden ist.
- Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder problemlosen Zugang zu umfangreichen Schulungen erhalten und ausreichend Zeit hierfür gewährt bekommen.
Gutes Timing ist alles:
- Wenn Sie eine Umstellung vor der Hochsaison (wie beispielsweise Sommer- oder Weihnachtsferien) planen, sollten Sie sicherstellen, dass alle neuen Systeme zum geplanten Zeitpunkt der Inbetriebnahme verfügbar, einsatzbereit und voll funktionsfähig sind.
- Vorsicht ist geboten bei der verlockenden Versprechung eines „umfassenden“ Onboarding- oder Schulungsprogramms in nur ein oder zwei Tagen. Während ein neues PMS-System innerhalb dieses Zeitraums aktiviert werden kann, muss sich Ihr Team auch noch mit der Konfiguration befassen — ein Prozess, der Zeit und Ressourcen erfordert und zuweilen auch frustrierend sein kann.
Investieren Sie in eine vernünftige Einarbeitung:
Räumen Sie auf kurze Sicht einer gründlichen Einarbeitung und Schulung Priorität ein. Auf lange Sicht ergeben sich hierdurch wesentliche Vorteile:
- Ihr Personal kann mit neuen Systemen sicher und versiert umgehen, sowohl im direkten Gästekontakt als auch „hinter den Kulissen“.
- Online-Tutorials eignen sich hervorragend zur Auffrischung von Kenntnissen, aber wenn es um die Einarbeitung in ein neues System geht, sollten Sie sich nicht ausschließlich darauf verlassen. Es können sich hierbei Lücken auftun – ein Fakt, der beim Personal Frustration auslösen kann und sich letztendlich auf das Gästeerlebnis auswirkt und die Investitionsrendite mindert.
Denken Sie daran, dass es bei dieser Reise um mehr als nur um Technologie geht. Es geht darum, Ihrem Team mehr Handlungsspielraum zu geben und die Zufriedenheit Ihrer Gäste zu steigern. Wählen Sie Ihren Anbieter mit Bedacht aus, damit sich Ihre Investition dauerhaft auszahlt.
5. Kontinuierliche Überprüfung und Feedback: Ihre Investition will gehegt und gepflegt werden
Nach der erfolgreichen Implementierung Ihrer neuen Plattform müssen Sie sich auf die unerlässliche Aufgabe der laufenden Überprüfung und des Feedbacks konzentrieren:
Regelmäßige Follow-up-Maßnahmen:
- Sobald das neue System in Betrieb ist, müssen Sie mit Ihrem Team regelmäßige Follow-up-Maßnahmen und Überprüfungen durchführen.
- Sammeln Sie Feedback und stimmen Sie es auf das anfängliche Briefing und die Arbeitsergebnisse ab, um sicherzustellen, dass alle Ziele des neuen Technologie-Stacks erreicht werden.
Bleiben Sie mit den Technologieanbietern in Verbindung:
- Bleiben Sie mit Ihren Technologieanbietern im Kontakt, um der Produktentwicklung nicht hinterher zu laufen.
- Die effektive Nutzung der verfügbaren Technologie ist von entscheidender Bedeutung. Moderne Softwareplattformen sollten die meisten Funktionen umfassen, die für einen effizienten Hotelbetrieb erforderlich sind.
Umfassende Plattform vs. eigenständige Anwendungen:
- Bedenken Sie Folgendes: Anstatt nach Einzellösungen für bestimmte Funktionen zu suchen (z. B. separate Systeme für Hotelmanagement, Self-Check-in, Bezahlung oder Event-Management) sollten Sie sich für eine allumfassende Plattform entscheiden, die sich entsprechend Ihren individuellen Anforderungen konfigurieren lässt - jetzt und auch in der Zukunft.
- Eigenständige Lösungen bieten zwar komplexe und fortschrittliche Funktionen, führen aber oft zu einer isolierten Umgebung, die komplexe Integration erfordert und die betriebliche Effizienz beeinträchtigt.
- Darüber hinaus bieten diese Systeme zwar eine Fülle von Funktionen, doch nutzen Hoteliers in der Regel nur einen Bruchteil ihres Potenzials aus und müssen dennoch den vollen Preis der Software bezahlen.
Wenn Sie mehr über die Vorteile eines cloudbasierten PMS erfahren wollen und darüber, wie es Ihr Unternehmen unterstützen kann, besuchen Sie uns bitte unter https://www.guestline.com/de/cloud-ohne-kompromisse/und laden Sie Ihren Leitfaden zur Cloud herunter.
Die Cloud ohne Kompromisse
Wenn Sie mehr über die Vorteile eines cloudbasierten PMS erfahren möchten und darüber, wie es Ihr Unternehmen unterstützen kann, laden Sie unten Ihren Leitfaden zur Cloud herunter.
- Autor
- Maurice Sausse - Senior Business Development Manager, Guestline DACH
"Richten Sie eine Art „Kommando-zentrale“ ein – ideal, um zusammenzu-kommen und um die Handhabung des Umstellungs-projekts zu erörtern"
"Lassen Sie sich auf diese Veränderung ein - es geht nicht nur um Technologie, sondern um die Optimierung Ihres gesamten Gäste-erlebnisses und Ihres Umsatz-potenzials."
"Sie sollten darauf vorbereitet sein, dass das Thema Investitions-rendite (ROI) zur Sprache kommt."
"Hüten Sie sich vor der Verlockung einer "umfassenden" Einarbeitung und Schulung, die in nur ein oder zwei Tagen versprochen wird."
"Wählen Sie Ihren Anbieter mit Bedacht aus, damit sich Ihre Investition dauerhaft auszahlt."
"Ich kann Ihnen versichern: Veränderung bedeutet nicht automatisch immer Kompromisse."
Newsletter Anmeldung
Melden Sie sich für unseren Newsletter an und erhalten Sie als Erster unsere Produkt- und Branchenupdates.