Guestline PMS KassenSichV-Paket und GoBD

Cloud-basierte End-to-End Lösung

Mehr als nur rechtskonform

Erfüllung der neuen KassenSichV-Anforderungen bei gleichzeitiger Rationalisierung des Betriebs und Aufrechterhaltung der Gästezufriedenheit

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Mehr als nur eine konforme und sichere Lösung: skalierbar, zukunftssicher und einfach zu bedienen

Mit der Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) reiht sich die Bundesregierung in die Liste der EU-Länder ein, die die Fiskalisierung von Kassensystemen wie PMS und EPoS regeln.

Das Ziel ist klar - die Transparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu reduzieren, indem alle grundlegenden digitalen Aufzeichnungen in Unternehmen vor Veränderung oder Verfälschung geschützt werden. Kurz gesagt, dies bedeutet eine neue betriebliche Herausforderung für in Deutschland ansässige Hoteliers. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, die Vorschriften einzuhalten, um finanzielle und rufschädigende Strafen zu vermeiden, die weder den täglichen Betrieb noch das Gästeerlebnis stören.

KassenSichV-Paket auf den Punkt gebracht

  • Protokollieren Sie alle Transaktionen und verbieten Sie Änderungen an Rechnungen, nachdem diese digital signiert wurden
  • Vorschau und Druck / E-Mail-Rechnungen entsprechend den neuesten Anforderungen
  • Integration mit einem technischen Cloud-Sicherheitsgerät (TSE), um jede Rechnung in Echtzeit digital zu signieren und einen Prüfpfad zu erstellen
  • GoBD und DSFinV-K im Falle einer Prüfung exportieren

Konformer Rechnungszyklus

Vorschau

Gäste sehen eine Vorschau der Rechnung mit allen im PMS erfassten Zimmerumsätzen

Erstellung

Der Mitarbeiter schließt die Gastrechnung ab und eine Rechnungsnummer wird im PMS ausgestellt

Unterschrift

Rechnung wird automatisch an die zertifizierte Cloud TSE gesendet, um digital signiert zu werden

Drucken

Endabrechnung mit konformen Daten und Format wird im PMS gespeichert und an die Gäste ausgedruckt / per E-Mail versandt

Revision

GoDB- und DSFinV-K-Exporte sowie Systemprotokolle auf Anfrage im PMS verfügbar

KassenSichV Fakten


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  • Was ist die Kassensicherungsverordnung?

    Die Kassensicherungsverordnung (kurz KassenSichV) ist eine Konkretisierung des § 146a der Abgabenordnung (AO) und führt neue Pflichten ein, worum es bei der Kassenführung geht.

    Die drei neuen Anforderungen für alle elektronischen Aufzeichnungs- und Kassensysteme lassen sich in drei Punkten zusammenfassen: 

    • Alle Geschäftsvorgänge* (z.B. Einzahlung, Korrektur, Buchung, Barzahlung, Kreditkarte, Debitkarte, Gutscheine oder Bonuspunkte) müssen mit Rechnungen nachgewiesen und Gästen und Kunden zur Verfügung gestellt werden (Rechnungspflicht). 
    • Alle Aufzeichnungs- und Kassensysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung - kurz TSE - verfügen. Die TSE stellt sicher, dass eine fehlerfreie Datenübermittlung der Grundaufzeichnungen an das Finanzamt jederzeit möglich ist. 
    • Alle elektronischen Registrierkassen, die über eine TSE verfügen, müssen dem Finanzamt gemeldet werden (Registrierkassen-Meldepflicht). 

    * Banküberweisungen fallen nicht in den Geltungsbereich, da sie von der Registrierkasse nicht verarbeitet/behandelt werden. 

  • Für wen trifft dies zu?

    Die KassensichV gilt für Kassensysteme, Anbieter von Registrierkassen sowie von Software oder Aufzeichnungssystemen, die Geschäftsvorgänge in Deutschland oder Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland aufzeichnen.

    Dazu gehören auch Hoteliers mit einer Kassensoftware wie PMS oder EPoS. 

    Als Hotelier und Besitzer eines digitalen Kassensystems (z.B. PMS und EPoS) müssen Sie sich jedoch nicht selbst um die TSE kümmern. Die Verantwortung dafür liegt in den Händen des Kassenanbieters. Sie sind dafür verantwortlich, dass in Betrieb befindliche PMS sofort beim zuständigen Finanzamt zu registrieren, indem Sie Ihre Guestline PMS Site ID nachweisen. 

    Darüber hinaus werden die steuerlichen Folgen von Verstößen gegen die Verpflichtungen in der Regel von der steuerpflichtigen Firma (dem Hotelier) getragen. Ob zusätzliche Haftung, Geldstrafen oder strafrechtliche Schlussfolgerungen für die handelnde Person gezogen werden können, hängt von den spezifischen Umständen des Einzelfalls ab, wie z.B. Vorsatz oder Fahrlässigkeit der handelnden Person. 

  • Wann tritt es in Kraft?

    In einem Schreiben an verschiedene Verbände hat das Bundesfinanzministerium am 30. Juni 2020 den 30. September 2020 als Termin für den verbindlichen Einsatz einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) in Registrierkassen bestätigt.

    Darüber hinaus müssen Sie seit dem 1. Januar 2020 die Pflicht zur Rechnungsstellung und in Zukunft auch die Kassenpflicht einhalten. 

     

    Alle Bundesländer außer Bremen haben jedoch beschlossen, eine Verlängerung vorzusehen.  Die Frist wird unter den folgenden Bedingungen bis zum 31. März 2021 verlängert:  

    • Eine Cloud-TSE soll eingebaut werden ist aber nachweislich noch nicht verfügbar. Ein Nachweis der Nicht-Verfügbarkeit wäre der Status 'In Zertifizierung' (BSI-DSZ-CC-1130, BSI-DSZ-CC-1153). 
    • Eine TSE ist bestellt oder ein Kassenhersteller mit der verbindlichen und rechtzeitigen Installation einer TSE bis zum 30. September 2020 beauftragt worden. Eine verbindliche Bestellung kann ein von beiden Parteien unterzeichneter Vertrag sein. 
  • Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der Fristen?

    Hoteliers können jederzeit vom Finanzamt geprüft werden

    Es gibt steuerliche Konsequenzen für denjenigen, der gegen die Verpflichtungen des § 146a AO verstößt:

    • Stellen Sie falsche Rechnungen aus - bis zu 5.000  
    • Versäumnis, Geschäftstransaktionen aufzuzeichnen oder sie falsch aufzuzeichnen- Bis zu 25.000 € 
    • Nutzung digitaler POS-Systeme ohne TSE - Bis zu 25.000 € (Dies wird erst ab 30. September 2020 beanstandet) 

    Anmerkungen:  

    Bei einem Verstoß gegen die Verpflichtung, Rechnungen an Gäste und Kunden auszustellen, besteht kein Bußgeldrisiko. Sie kann jedoch als Hinweis darauf gewertet werden, dass das Unternehmen die Aufzeichnungspflichten nicht gesetzeskonform erfüllt. 

    Die Konsequenzen einer Verletzung der Pflichten nach § 146a AO werden in der Regel vom steuerpflichtigen Unternehmen (dem Hotelier) gezogen. Ob eine zusätzliche Haftung, Geldstrafen oder strafrechtliche Schlussfolgerungen für die handelnde Person gezogen werden können, hängt von den besonderen Umständen des Einzelfalls ab, wie z.B. dem Vorsatz oder der Fahrlässigkeit der handelnden Person.

KassenSichV-Paket Vorteile:

Speicherung

Verwalten Sie den gesamten Rechnungsfluss und greifen Sie direkt von Guestline Rezlynx PMS aus auf alle für Prüfungszwecke erforderlichen Informationen zu.

Seelenfrieden

Genießen Sie Seelenfrieden mit voller Sicherheit und Leistung von den führenden Spezialisten für Cloud-Fiskalisierung

Vertrauen

End-to-End-Lösung, die eine ferngesteuerte, effiziente Aktivierung, Wartung und Unterstützung ermöglicht. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt auf dem Weg

Jetzt anfragen

Erfahren Sie mehr über Guestline Cloud PMS und wie Sie sicherstellen können, dass Sie die KassenSichV einhalten. Bitte füllen Sie das folgende Formular aus

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FAQs

We’ve listed all our frequently asked questions here to give you a head start, but if you can’t find the answer to your query, don’t hesitate to contact us.

  • Was beinhaltet das Guestline PMS KassenSichV Paket?

    Das Guestline PMS KassenSichV Paket, sprich die vollständige Cloud-Lösung, umfasst Folgendes: 

    • Anpassung der Rechnungsstellung auf Grundlage der neuesten Anforderungen, sodass: alle Transaktionen protokolliert werden; erstellte Rechnungen nicht geändert werden können; eine neue Rechnungsvorschau ermöglicht wird; die Endrechnung mit einer digitalen Signatur versehen ist und die Option einer Rechnungskopie möglich ist. 
    • Integration mit einer zertifizierten technischen Cloud-Sicherheitseinrichtung (TSE).  
    • Guestline arbeitet mit zwei Fiskalisierungsspezialisten zusammen, um eine vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Es handelt sich dabei um Marktführer mit umfassender Erfahrung in der Implementierung von Sicherheitsvorschriften zur ordnungsgerechten Führung der Kassensysteme in mehreren europäischen Ländern.   

     Die cloudbasierte TSE von Fiskaly erstellt eine eindeutige digitale Kennung für jede Rechnung.  

    EFSTA stellt die sichere Verbindung zwischen dem PMS und der Cloud TSE her, wendet die für das jeweilige Gebiet spezifischen Regeln an und erstellt einen Prüfpfad. 

  • Erfüllt das Guestline PMS (Rezlynx) die Vorschriften der KassenSichV?

    Guestline arbeitet weiterhin an einer einfachen und rechtzeitigen Umsetzung der neuen Verordnung. Die Technologien von EFSTA und Fiskaly werden dabei als Teil des Guestline PMS KassenSichV-Pakets genutzt.

    Die Fiskaly-Cloud TSE, welche die digitale Signatur jeder Rechnung liefert, befindet sich derzeit im Zertifizierungsprozess mit dem BSI (BSI-DSZ-CC-1153). Nach den kürzlich angekündigten Änderungen im Zertifizierungsprozess hat dies zu Verzögerungen für alle TSE-Anbieter in der Cloud geführt. Ein endgültiger Termin kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht garantiert werden, aber wir gehen davon aus, dass diese bis zum Ende des Kalenderjahres verfügbar sein wird, d.h. noch vor der Nicht-Einspruchsfrist im März 2021. Guestline wird Sie auf dem Laufenden halten, sobald die zertifizierte Lösung verfügbar ist. 

    Anmerkung: Fiskaly befindet sich im Zertifizierungsprozess des BSI (BSI-DSZ-CC-1153), da sie einer der ersten Cloud-Anbieter waren, die eine Zertifizierung beantragt haben, sind wir zuversichtlich, dass sie die Zertifizierung vor dem Stichtag erhalten werden.

  • Warum entschied sich Guestline für eine Schnittstelle zu einer Cloud-TSE statt einer hardwarebasierten TSE?

    Das Guestline PMS (Rezlynx) ist ein Cloud-basiertes PMS, daher wäre es, unserer Meinung nach, ein Rückschritt, eine Lösung zu bauen, die auf Hardware basiert.

    Gründe für eine Cloud-TSE sind unter anderem: 

    • Die Hardware ist anfällig und ausfallgefährdet, insbesondere in einer geschäftigen Arbeitsumgebung  
    • Reibungsloserer Prozess des Zusammenwirkens mit TSE von Drittanbietern  
    • Verfügbar für alle Betriebssysteme (iOS, PC, Android usw.) 
    • Nahtloser Prozess der Fernaktivierung  
    • Skalierbare und zeitgemäße Echtzeit-Lösung. Alle Aktualisierungen für eines der Elemente werden automatisch für alle Kunden bereitgestellt.
  • Was passiert, wenn die Cloud-TSE offline ist?

    Wenn die Fiskaly-Cloud-TSE offline ist oder von der EFR nicht erreicht werden kann, wird dies vom EFSTA im internen Protokoll festgehalten.

    Die endgültige Rechnung kann immer noch von Rezlynx PMS ausgestellt werden, wird aber den Text "Sicherheitsmodul ausgefallen" enthalten, um anzuzeigen, dass es ein Problem bei der Kommunikation mit der Cloud-TSE gab. Der Kunde muss sofort handeln, um das Problem zu lösen. Schritte zur Lösung und zum Supportverfahren werden dem Kunden mitgeteilt.

  • Wird für das KassenSichV-Paket eine zusätzliche Gebühr erhoben?

    Ja, bei der Zusammenarbeit mit unseren beiden spezialisierten Partnern fallen laufende Gebühren an, wodurch sich unsere Grundkosten für Rezlynx PMS erhöhen.

    Es gelten daher zusätzliche Geschäftbedingungen in Abhängigkeit von der Anzahl der Transaktionen, die das Hotel in einem vollen Jahr erwarten würde. Um mehr über die Geschäftsbedingungen zu erfahren, kontaktieren Sie uns bitte.

  • Was müssen Hoteliers dem Finanzamt im Falle einer Inspektion/Prüfung mitteilen?

    Im Falle einer Inspektion/Prüfung mitteilen...

    Das Finanzamt wird die GoDB oder DSFinV-K anfordern. Zusätzlich scannen Sie, wenn sie nur einer Rechnung nachgehen, den in der Rechnung enthaltenen QR-Code ein. 

  • Wie können Hoteliers ihren PMS-Anbieter beim Finanzamt registrieren lassen?

    Hoteliers sind dafür verantwortlich, das in Gebrauch befindliche PMS unverzüglich beim zuständigen Finanzamt zu registrieren, indem sie Ihre Guestline PMS Site ID nachweisen.

    Zurzeit ist das elektronische Meldeverfahren von den Steuerbehörden noch nicht entwickelt worden.

Noch nicht in der Cloud?

Cloud ist bereits seit einiger Zeit ein 
Thema von Interesse, aber es entwickelt sich zu einem 
führenden Technologietrend im Gastgewerbe. 

Guestline Rezlynx PMS

Das Cloud-PMS, das die Kommunikation mit den 
Gästen während ihres Aufenthalts automatisiert und personalisiert. 

 

Weitere Informationen über KassenSichV

Guestline empfiehlt außerdem, für Aspekte der KassenSichV im Zusammenhang mit Ihren eigenen geschäftlichen und rechtlichen Angelegenheiten einen entsprechend qualifizierten externen Rechtsberater hinzuzuziehen. Bitte beachten Sie die offiziellen Stellungnahmen:

Bundesministerium der Finanzen​

Verfügbare FAQs zur Verordnung

Bundesministerium der Finanzen

BMF-Schreiben auch zu GoDB​

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

Verfügbare TSE FAQs​

Bundeszentralamt für Steuern

Alles über externe Prüfungen

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