Erfolgsgeschichte – Hotel Olymp

Übernachten, Genießen, Feiern und Tagen – das Hotel Olymp Munich ist mehr als ein 4-Sterne-Hotel. Mit seinen 135 großzügig gestalteten Zimmern und Appartements bietet das Individualhotel in der Gemeinde Eching bei München seinen Gästen einen erstklassigen Komfort – natürlich darf da auch der Wellnessbereich mit Saunen, Salzgrotte und Massagen nicht fehlen. Darüber hinaus genießen die Gäste im Olymp Restaurant regionale Spezialitäten und eines der am besten bewerteten Frühstücksbuffets in und um München.

Doch damit nicht genug: In der Olymp Event-Location feiern bis zu 200 Gäste Festlichkeiten wie Geburtstage und Hochzeiten und Tagungsgäste finden in einem der Top 15 Tagungsräume Deutschlands die perfekte Umgebung für kreative Ideen. Doch wie gelingt es den Hoteliers, diese unterschiedlichen Geschäftsbereiche unter einen Hut zu bringen – und dabei noch genügend Zeit für Gäste und Mitarbeitende zu finden?

Christopher Riemensperger, geschäftsführender Gesellschafter des Hotel Olymp Munich, stand vor der Herausforderung, die vier verschiedenen Bereiche des Hotels miteinander zu verknüpfen. „Der größte Zeitfresser war für uns, die Daten aus den verschiedenen Einzelsystemen miteinander zu verbinden und daraus Erkenntnisse zu gewinnen, um für die Zukunft planen und schlüssige Konzepte entwickeln zu können. Das Zusammenführen all dieser Informationen kostet viel Zeit. Aber es ist entscheidend, um unseren Gästen ein noch besseres Erlebnis zu bieten.“

Neben der Zufriedenheit der Gäste steht für den bayerischen Hotelier sein Team im Mittelpunkt. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind genauso wichtig wie das Hotel selbst. Eine meiner Hauptaufgaben ist es, für unsere Teams optimale Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen sich alle wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Der schönste Moment im Berufsalltag ist es für mich, wenn ich die Zeit habe, mich um die Mitarbeitenden zu kümmern.“

Die Entscheidung, das PMS-System zu wechseln, kam dann aus dem Team selbst. Die Mitarbeitenden wollten ein funktionierendes System, das selbsterklärend ist, die Abläufe beschleunigt und die Prozesse optimiert. Vor dem Wechsel gab es im System oft Prozesse, die nicht funktionierten und die Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden erschwerten. Das neue PMS sollte die verschiedenen Geschäftsbereiche und Partner zusammenbringen und dafür sorgen, dass sie miteinander kommunizieren können – eine große Aufgabe.

Einer der Hauptgründe für das Hotel Olymp Munich, zu Guestline zu wechseln, war die Form der Zusammenarbeit, berichtet Riemensperger. „Guestline besitzt ein junges, dynamisches, freundliches und motiviertes Team, das über kurze Wege unkompliziert zu erreichen ist. Wenn wir einen Verbesserungsvorschlag machen, arbeitet Guestline sofort an einer zeitnahen Umsetzung. Wir erledigen Aufgaben gemeinsam und ziehen an einem Strang. Ich bin froh, mit Guestline einen so kommunikativen Partner zu haben, der das gleiche Ziel verfolgt wie wir: die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden.“

Riemensperger plante die Umstellung auf Guestline für die Zeit des Sommerlochs. Doch statt einer geringen Auslastung wurde das Hotel Olymp Munich im Monat des Go-Live mit Buchungsanfragen geradezu überflutet. Statt in einer ruhigen Phase vollzogen Riemensperger und sein Team die PMS-Umstellung bei einer Auslastung von nahezu 100 Prozent. „Es war eine Herausforderung, über 5.000 Gäste zufriedenzustellen und gleichzeitig das System zu wechseln – aber im Nachhinein war es genau der richtige Schritt“.

Bereits kurz nach der Einführung von Guestline berichten die Mitarbeitenden von deutlich weniger Problemen und zufriedeneren Gästen, berichtet Riemensperger. „Unser Team arbeitet gerne mit Guestline, weil es reibungslos funktioniert, einfach, schnell und selbsterklärend ist und die Mitarbeitenden dadurch mehr Zeit für die Gäste haben. Unsere Gäste sind zufrieden, weil ihr Check-In und Check-Out mit GuestStay jetzt viel schneller geht. Der Wechsel zu Guestline erspart ihnen das Ausfüllen und Unterschreiben des Meldescheins und das Bezahlen vor Ort – über diesen Zeitgewinn freuen sich vor allem unsere Geschäftsreisenden.“

Besonders hilfreich ist für Riemensperger auch die Omnichannel-Lösung GuestPay, die das Bezahlen der Gäste im Hotel Olymp Munich deutlich vereinfacht. „Mit der Bezahllösung von Guestline haben wir alles in einem System und keine klassischen Abrechnungen mehr. Das spart uns viel Zeit in der Buchhaltung – und wir haben gleichzeitig eine sehr saubere Buchführung.“

Anderen Hoteliers, die über einen Wechsel des PMS-Systems nachdenken, rät Riemensperger, sich zunächst möglichst viele Informationen darüber einzuholen, was das System können muss. Besonders hilfreich war es für den Hotelier, sich verschiedene Systeme in Referenzhotels zeigen und erklären zu lassen.

Für Riemensperger waren die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl des neuen PMS eine Online-Check-In- und Online-Check-Out-Funktion, ein erreichbares Support-Team sowie ein stabiles und bezahlbares System. „Es ist auch wichtig, über die Schnittstellen nachzudenken. Wie viel kosten sie und wie gut sind sie aufgesetzt? Wie schnell und unkompliziert ist die Integration? Wir sind sehr zufrieden, wie flexibel und schnell wir die Schnittstellen mit Guestline anbinden konnten“, sagt der Hotelier.

Aufgrund der erfolgreichen Zusammenarbeit mit Guestline hat sich Riemensperger entschlossen, als nächsten Digitalisierungsschritt den GuestStay Self Check-In Kiosk im Hotel Olymp einzuführen. Der Kiosk soll den Gästen ein automatisiertes, selbstständiges Einchecken ermöglichen – inklusive Meldeschein, Unterschrift und Codierung der richtigen Zimmerkarte. Auch die Bezahlung beim Check-Out können die Gäste über den Kiosk selbst vornehmen. Damit leistet Guestline einen weiteren Beitrag zur Automatisierung im Hotel Olymp Munich und zur Zeitersparnis für die Hoteliers.

Wie sähe heute ein Tag ohne Guestline aus? „Ohne Guestline würde es nicht mehr gehen. Wo wir früher drei, vier Partner hatten, können wir jetzt direkt Dinge abbilden“, sagt Riemensperger. Der Hotelier will es seinen Gästen so einfach und angenehm wie möglich machen. In Zukunft möchte Riemensperger auf Basis von mehr Daten genau das richtige Produkt für den richtigen Gast anbieten. Dabei ist für ihn jetzt und in Zukunft vor allem entscheidend, wie mit auftretenden Schwierigkeiten und Unregelmäßigkeiten umgegangen wird. „Und da ist Guestline richtig gut drauf.“

Unternehmensart

Individualhotel

Motto

We create memories – Übernachten, Genießen, Feiern, Tagen

Guestline-Kunde seit

2022

Standort

Gemeinde Eching, vor den Toren Münchens

Angebote

• Olymp Rooms
• Olymp Restaurant
• Olymp Events
• Olymp Meeting

135

Zimmer und Appartements