Erfolgsgeschichte – Tante Alma Hotels
Vintage-Design trifft auf moderne Technik - Tante Almas Umstieg auf Guestline
Die Tante ALMA Hotels in Köln, Bonn, Mannheim und Mülheim an der Ruhr empfangen ihre Gäste mit jeweils durchschnittlich 50 liebevoll eingerichteten Zimmern. Jedes Hotel sorgt mit individuellem Charme, einem Hauch von Kitsch und viel Nostalgie für eine besondere Wohlfühlatmosphäre. Im Tech-Stack eines modernen Hotels hat Nostalgie allerdings keinen Platz. Deshalb machten sich die Tante ALMA Hotels auf die Suche nach einer neuen, modernen Hotelsoftware.
Mit vier Hotels im Portfolio und einem Mix aus zwei verschiedenen On-Premise-PMS-Systemen wurde die Verwaltung der Tante ALMA Hotels zunehmend komplex und die Anwendung für Mitarbeitende und Gäste unnötig kompliziert. Aufgrund der unterschiedlichen Systeme konnten Mitarbeitende zum Beispiel nicht einfach zwischen Standorten wechseln. Auch die Mitarbeitenden in der Verwaltung und Finanzbuchhaltung mussten sich zwangsläufig mit beiden Systemen auskennen – das kostete Zeit und bedeutete einen hohen Schulungsaufwand. Die nicht mehr zeitgemäße technologische Landschaft konnte auch verschiedene Schnittstellen nicht vollständig und sauber anbinden.
Mit dem Wechsel zu Guestline sollte sich dies ändern: Eine ganzheitliche und benutzerfreundliche Lösung, die alle Arbeitsprozesse vereinfacht und beschleunigt, das war der Wunsch der Tante ALMA Hotels. Die Geschichte des Wechsels von Tante Alma zu Guestlines Hotel-PMS zeigt nicht nur die Vorteile moderner Technologien und den Wert von durchdachter Beratungs- und Schulungsleistung, sie ist auch ein perfektes Beispiel für die alltäglichen Herausforderungen in der Welt der Hotelverwaltung.
Ein Blick hinter die Kulissen: Der Wechselprozess von Tante ALMA zu Guestline
Marc Schlieper, Geschäftsführer der Tante ALMA Hotels, beschreibt den Wechsel zu Guestline mit drei Worten: "Flexibel, zeitnah und unkompliziert." Das freut besonders Ahmed Seddik, Senior Project Manager bei Guestline, der das Projektteam, das sich um Guestline-Kund:innen in Deutschland, der Schweiz, Österreich und den Benelux-Ländern kümmert, leitet. Vor seinem Wechsel zu Guestline vor drei Jahren war er selbst in der Hotelbranche tätig und kann seine langjährige Erfahrung im Hotelwesen aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen nun für die Guestline-Nutzer:innen einbringen.
Davon profitieren auch die Tante ALMA Hotels, die Ahmed Seddik und sein Team bei der Umstellung auf Guestline begleitet: „Der tatsächliche Wechselprozess begann etwa im November 2023, als Tante ALMA Hotels sich entschlossen, ihr nicht mehr zeitgemäßes PMS-System durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Die Entscheidung für Guestline fiel nach intensiven Gesprächen mit dem Vertriebsteam, das gemeinsam mit dem Hotel evaluierte, welche Guestline-Lösungen zu den Wünschen und Arbeitsprozessen von Tante ALMA passen“, erinnert sich Ahmed Seddik. „Was das Team von Tante ALMA Hotels besonders ansprach, war die Möglichkeit, all ihre Schnittstellen mit dem neuen System zu verbinden und mit einer cloud-basierten Hotelsoftware allen Mitarbeitenden jederzeit Zugang zu allen Informationen bieten zu können.“
Schritt für Schritt zur cloud-basierten Hotelsoftware
Das bestehende System von Tante ALMA Hotels hatte Schwierigkeiten, einen automatisierten Arbeitsprozess innerhalb der einzelnen Hotels und der Hotelgruppe zu ermöglichen. Mit dem Wechsel auf Guestline werden nun verschiedene Bereiche, von der Buchung bis zu Bezahlvorgang, mit nur einem Anbieter abgedeckt. Die Digitalisierung der gesamten Gästereise, vom Online-Check-in bis zum automatischen Bezahlprozess, verspricht eine Steigerung der Effizienz sowie eine Verbesserung der Gästeerfahrung. Die Möglichkeit, online einzuchecken und alle relevanten Informationen vorab einzugeben, unterstützt die Mitarbeitenden dabei, sich mehr auf persönlichere Aspekte des Gastgebens zu fokussieren. Statt sich auf zeitraubende Verwaltungsprozesse zu konzentrieren, können sie den Gästen eine individuellere und aufmerksamere Betreuung bieten.
„Tante ALMA Hotels nutzen fast das gesamte Guestline-Paket, von der Buchungsmaschine über Guestpay für die Zahlungsabwicklung und die digitale Gästereise mit GuestStay bis hin zur Channel Management Lösung,“ erklärt Ahmed Seddik. „Damit alles reibungslos implementiert und genutzt werden kann, begleiten wir als Berater jeden Schritt dorthin.“
Guestline möchte sicherstellen, dass alle Antworten und Informationen während der Implementierungsphase verfügbar sind, um das Go-Live möglichst schnell und vollständig zu gewährleisten. „Dazu gehören zum Beispiel auch Informationen zu Drittanbietern und Schnittstellenintegrationen“, erläutert Ahmed Seddik. „Darum müssen sich nicht die Hoteliers kümmern. Wir übernehmen die gesamte Kommunikation mit den Drittanbietern und sorgen dafür, dass zum Go-Live alle Schnittstellen angebunden sind. In 95 Prozent der Fälle gehen die Schnittstellen gleichzeitig mit dem PMS live, bei den restlichen 5% folgen sie spätestens in den darauffolgenden 14 Tagen.“
Für Tante ALMA Hotels bedeutet das nicht nur weniger Verwaltungsaufwand, auch die Kommission für externe Channel Manager, die zum Beispiel zwischen Hotel und Online-Reiseagentur stehen, entfallen. Denn Guestline ermöglicht eine direkte Anbindung an solche Distributionskanäle.
Durchdachte Onboarding-Prozesse unterstützen das Change-Management
Für den reibungslosen Ablauf sind sorgfältig geplante und abgestimmte Projektpläne und Terminierungen nötig. Die Hotels erhalten von Guestline Checklisten mit klaren Timings. Dies ermöglicht allen Beteiligten, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen rechtzeitig geliefert werden.
Ein weiterer Punkt, der Tante ALMA Hotels von Guestline überzeugte, war der schnelle und zuverlässige Support sowohl remote als auch vor Ort, den das Guestline-Team bietet. In der Hotelbranche kann ein Problem nicht warten, und die langen Rückmeldungszeiten anderer Anbieter bei Fragen oder Problemen mit der Technologie waren für Tante ALMA Hotels nicht tragbar.
Service ist bei Guestline von Anfang an inklusive. Auch die Implementierung und Onboarding-Phase wird durch Ahmed Seddiks Team intensiv begleitet: „Der gesamte Onboarding-Prozess dauert in der Regel drei Monate, beginnend mit dem Kick-off-Meeting. Die Schulungen und die Implementierung erfolgen Schritt für Schritt, immer in Abstimmung mit dem Hotel und nach einem vorab geplanten Phasen. Wir starten bei diesem Projekt in zwei der vier Hotels von Tante ALMA und unterstützten dabei auch aktiv das Training der einzelnen Mitarbeitenden.“ Für Marc Schlieper waren vor allem die Vor-Ort Schulungen entscheidend: "Mir hat es besonders gefallen, dass es auch noch „echte“ Schulungen vor Ort gibt. Ein System kann persönlich viel besser erklärt werden als nur über digitale Meetings oder nur Videos. Auch die Flexibilität bei der Terminplanung ist mir positiv aufgefallen."
Der Schlüssel zum gelungenen Wechsel zu Guestline liegt also auch im durchdachten Onboarding-Prozess. Ahmed Seddik und sein Team beginnen dabei immer mit einer gründlichen Analyse des Hotels, einschließlich der aktuellen Systeme, Wünsche und zukünftigen Anforderungen. Dieses Verständnis wird durch das Kennenlernen des Konzepts des Hotels ergänzt, um die Arbeitsabläufe hinter den Kulissen vollumfänglich zu verstehen.
Timing und Informationen sind entscheidend für den Erfolg
Der eigentliche Onboarding-Prozess beginnt dann mit einem Kick-off-Meeting, bei dem alle Vertragsdetails, die Projektphasen und die Schulungsmöglichkeiten durchgegangen werden. Hier fungiert das Team von Guestline als Bindeglied zwischen dem Hotel und dem Implementierungsteam. Ideen und Wünsche des Hotels fließen in die operative Umsetzung ein.
Timing ist entscheidend, da jede Phase des Projekts kann erst beginnen, wenn das Hotelteam vorbereitet ist. Schulungstermine werden festgelegt und das neue System wird eingeführt. „Hier ist es besonders wichtig, das Team abzuholen, damit der Change-Prozess mit allen abgestimmt werden kann“, so Ahmed Seddik. “Die Flexibilität des Trainings ist ein Schlüsselfaktor. Es gibt immer Mitarbeitende, die bereits langjährige Erfahrung mit anderen Systemen haben, während andere kaum oder gar nicht mit Hotelsoftware gearbeitet haben. Damit alle die Guestline-Tools möglichst schnell nutzen können, ist zum einen das User Interface besonders benutzerfreundlich gestaltet, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Der Einsatz von kurzen Trainingsvideos zu wichtigen Themen wie Check-In oder Check-Out sowie einem speziell für das Hotel erstellen ‚Demo-System‘, in dem Hotel-Mitarbeitende die Prozesse in Trainingsumgebung üben können, ermöglicht es außerdem allen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und sicherzustellen, dass das erlernte Wissen nicht verblasst.“
Jederzeit Trainingsmöglichkeiten für das Tante ALMA-Team
Die Trainingsvideos und die Trainingsseite, stehen dem Hotel dauerhaft zur Verfügung. Das erleichtert auch das Onboarding neuer Mitarbeitender. Zudem werden innerhalb des Onboarding-Prozesses mit Guestline in den Hotels sogenannte Champions ausgebildet, die für bestimmte Bereiche und Anwendungen als Ansprechpersonen für das Hotel-Team zur Verfügung stehen.
Die Resonanz bei Tante ALMA Hotels auf den Wechsel zu Guestline war äußerst positiv, gibt Ahmed Seddik wieder: „Das Team hat uns gespiegelt, dass sie mit Guestline viel zeitsparender arbeiten können und dass sie sich darüber freuen, wie die komplett digitale Gästereise es ihnen ermöglicht, sich zukünftig stärker auf bedeutendere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben zu befassen.“
Der Weg von Tante ALMA Hotels mit Guestline zeigt, dass der Wechsel zu einer modernen Hotel-PMS-Software nicht nur technologische Verbesserungen mit sich bringt, sondern auch einen umfassenden Ansatz erfordert. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit und der sorgfältig durchdachte Onboarding-Prozess sind entscheidend für den Erfolg dieses Wechsels.
"Eine ganzheitliche und benutzer-freundliche Lösung, die alle Arbeits-prozesse vereinfacht und beschleunigt, das war der Wunsch der Tante ALMA Hotels."
"Wichtig war für die Tante ALMA Hotels vor allem, ihre Schnittstellen über ein Cloud-System miteinander verbinden zu können."
"Die Hotels erhalten von Guestline Checklisten mit klaren Timings. Dies ermöglicht allen Beteiligten, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Informationen rechtzeitig geliefert werden."
"Die Trainingsvideos und die Trainingsseite stehen dem Hotel dauerhaft zur Verfügung und erleichtern das Onboarding."
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