Erfolgsgeschichte: Romantik Hotel am Brühl

Der Wechsel zu einem neuen PMS ist für Hoteliers oftmals eine schwierige Entscheidung, die viele Veränderungen im täglichen Betrieb nach sich zieht.

Umso besser ist es, wenn die anderen Technologien, mit denen das Hotel bereits lange und gerne arbeitet, beibehalten werden können. Viele unserer Kunden arbeiten mit einer Vielzahl an Softwarelösungen vom Channel Manager über das Check-In Kiosk bis hin zum Zahlungsanbieter. Damit diese Kunden ihre bewährten Systeme beibehalten und ihre Technologielandschaft für sie optimal zusammenstellen können, bieten wir Schnittstellen zu über 300 Anbietern an.

Eine unserer neuesten Schnittstellen besteht zu HotelNetSolutions, bekannt für die funktionsreiche Buchungsmaschine OnePageBooking und den leistungsstarken Channel Manager RateDistributor. Das Romantik Hotel am Brühl nutzt bereits seit vielen Jahren die Technologie von HotelNetSolutions und hat nach der Installation des Guestline PMS im Februar 2022 als Erstes unsere neue Schnittstelle getestet.

Wir haben mit Inhaber Hartmut Wiese über seine Erfahrungen mit Guestline und HotelNetSolutions gesprochen.

Das Romantik Hotel am Brühl befindet sich in einem historischen, liebevoll renovierten Fachwerkhaus in Quedlinburg, einer romantischen Altstadt mit mittelalterlichem Flair. Neben den liebevoll eingerichteten Zimmern und Suiten verfügt das Hotel über das Restaurant „Weinstube am Brühl“ mit einer hochwertigen Auswahl an lokalen und internationalen Weinen sowie die Eventlocation „Le Mariage“, einer geschichtsträchtigen Villa nebenan, die vor allem für Hochzeiten sehr beliebt ist.

Hinter den denkmalgeschützten Gemäuern erwartet Gäste modernste Technik: zur Digitalisierung der Gästereise und der operativen Prozesse nutzt das Romantik Hotel am Brühl HotelNetSolutions für die Distribution, straiv (ehemals code2order) für die digitale Gästemappe + Check In, das Revenue Management System RateBoard, myhotelshop für die Metasuche, Customer Alliance für das Bewertungsmanagement, Gastronovi als Kassensystem sowie Concardis für die Zahlungsabwicklung.

Durch die Inbetriebnahme der Eventlocation Le Mariage kam die Notwendigkeit eines neuen PMS Systems, das die Verwaltung beider Häuser zentral möglich macht. „Es musste eine Möglichkeit gefunden werden beide Häuser, das Romantik Hotel am Brühl und das Le Mariage, so zu verbinden, dass von den unterschiedlichen Standorten die Kassensysteme, Gästeverwaltung, Tagungssteuerung, F&B-Bereich sowie die ganze Gastbetreuung abgebildet werden kann. Und das mit möglichst vielen schon bestehenden Schnittstellen zu unseren bereits angebundenen Partnern. Es musste nun eine moderne und kompetente Cloudlösung werden. Nach diversen Recherchen und vielen Gesprächen mit befreundeten Romantik Hotels fiel unsere Wahl auf Guestline.“ So Hartmut Wiese. Entscheidend war, dass die anderen Systeme nahtlos mit dem PMS verbunden werden können, speziell die zu HotelNetSolutions. „Wir sind nun schon seit vielen Jahren Kunde bei HotelNetSolutions und haben das Unternehmen als innovativen, leistungsstarken und servicefreundlichen Partner kennengelernt.“

Die Schnittstelle zwischen HotelNetSolutions und Guestline war schon lange geplant und konnte für dieses Haus nach einem ausführlichen internen Qualitätscheck erstmals live getestet werden.

Der PMS Wechsel wurde mit langer Vorlaufzeit geplant und auf eine Zeit mit niedriger Auslastung gelegt. Die Mitarbeitenden wurden bereits von Beginn an mit einbezogen und über die Vorteile von Cloud-Technologie informiert. „Mit dem Stichwort Homeoffice konnten wir viel Interesse bei den Kollegen*innen gewinnen. Selbstverständlich gehen alle Mitarbeiter unterschiedlich mit solch einer neuen, technischen Innovation um. Es ist immer schwer sich von Vertrautem zu lösen und offen zu sein für Neues.“ Doch die Vorteile der neuen Technologie haben klar überwogen und spätestens nach den fünf Tagen, die die Guestline Trainer vor Ort verbracht haben, konnten alle Zweifel aus dem Weg geräumt werden.

Die Zwei-Wege Schnittstelle zwischen Guestline und HotelNetSolutions hat sich für das Romantik Hotel am Brühl bewährt. In Echtzeit können vom PMS Raten und Verfügbarkeiten automatisch an den RateDistributor gesendet werden, der diese dann in den verschiedenen Buchungskanälen streut. Die Buchungen, die über die conversionstarke Buchungsmaschine OnePageBooking von HotelNetSolutions abgewickelt werden, laufen anschließend automatisch inklusive aller gebuchter Extraleistungen und Upsells in das PMS zurück. Neben der reibungslosen technischen Anbindung ist bei Schnittstellen natürlich auch die Organisation der Ansprechpartner entscheidend. „Nach unserer Erkenntnis war es ausgesprochen hilfreich, dass Frau Schäfer bei HotelNetSolutions uns als Projektleitung an die Seite gestellt wurde. Zum einen hatten wir stets EINEN Ansprechpartner und dieser hielt auch die Fäden zusammen und hatte den Überblick. Gerade dieser Überblick war uns allen durch das neue System noch manchmal fremd. Auch der Support von Guestline war grundsätzlich gut“, so die Erfahrung von Hartmut Wiese.

Nach der erfolgreichen Implementierung von Guestline und einem Monat Testphase zieht Hartmut Wiese eine positive Bilanz: „Es ist das sich ergänzende Gesamtpaket mit einer riesigen Zukunft. Beide Unternehmen scheinen gewillt zu sein, zusammen zu wachsen und sich den Anforderungen im Markt zu stellen. Gerade in dieser schnell lebigen Zeit sind Offenheit für neue Prozesse zwingend. Auch immer wieder neue Tools, die auf den Markt kommen und den Hotelbetrieb bereichern, müssen angebunden werden und brauchen stabile Firmenbeziehungen. Dies scheint uns derzeit mit Guestline und HotelNetSolutions möglich. Derzeit fungieren wir als Referenzprojekt für die gesamte Romantik Gruppe.“