กระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติของ Guestline ช่วยให้ IHMG Group ประหยัดเวลาวันละ 2 ชั่วโมง
เพื่อสนับสนุนแผนการขยายธุรกิจที่ท้าทายและปรับกระบวนการทำงานเป็นแบบรวมศูนย์จากส่วนกลาง IHMG (International Hotel Management Group B.V.) ซึ่งบริหารงานเครือโรงแรม Sandton Hotel และ Pillows Hotel ได้ติดตั้งระบบ PMS ที่ทำงานบนคลาวด์และซอฟต์แวร์การจัดการช่องทางการจองที่พักของ Guestline ในโรงแรมสุดหรูชั้นนำที่ไม่เหมือนใคร 6 แห่งในเนเธอร์แลนด์ เบลเยียมและฝรั่งเศส
IHMG ต้องการระบบที่ผนวกรวมแบบสมบูรณ์กับผู้ให้บริการภายนอกได้อย่างไร้ข้อจำกัด โดยระบบต้องปรับขยายได้ง่ายเพื่อรวมที่พักใหม่ (กลุ่มวางแผนจะเปิดโรงแรมใหม่ 4 แห่งภายในปี 2019) และต้องช่วยกลุ่มโรงแรมให้มุ่งเน้นที่การยกระดับประสบการณ์ของผู้เข้าพักด้วย
ด้วยข้อจำกัดของการทำงานอัตโนมัติและการผนวกรวมกับระบบอื่นๆ ก่อนหน้านี้ ทำให้กระบวนการทำงานแบบแมนนวลในระบบเก่าต้องใช้เวลามาก และการผนวกรวมกับผู้ให้บริการภายนอกสร้างปัญหาที่น่าปวดหัวอย่างมากกับแต่ละโรงแรมในการปรับอัตราค่าห้องพักและประเภทห้องพักด้วยตนเองในระบบ PMS, CRS และ Channel Manager แบบเก่า อีกทั้งปัญหาระบบล่มและการบำรุงรักษาระบบที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์แบบเก่าทำให้เกิดปัญหาต่างๆ มากมาย การอัปเดตระบบมีค่าใช้จ่ายสูงซึ่งส่งผลกระทบต่อธุรกิจ และกลุ่มโรงแรมยังประสบปัญหาการดำเนินงานที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสบการณ์ของผู้เข้าพักโดยรวมอีกด้วย
Inge Van Laar ผู้จัดการแผนกกระบวนการธุรกิจและเทคโนโลยีสารสนเทศที่ IHMG เล่าให้ฟังว่า Guestline ช่วยพลิกฟื้นการดำเนินงานของที่พักในกลุ่มให้ดีขึ้นได้อย่างไร: “กระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติของ Guestline ช่วยให้ทีมของเราประหยัดเวลาได้มากขึ้นโดยเฉลี่ยวันละ 2 ชั่วโมง ซึ่งทำให้เรามีเวลาเพิ่มขึ้นในการมุ่งเน้นการยกระดับประสบการณ์ของผู้เข้าพักให้ดียิ่งขึ้น ระบบยังช่วยอำนวยความสะดวกในการจองห้องพักของผู้เข้าพักได้ดีขึ้นอีกด้วย ซึ่งทำให้ผู้เข้าพักได้รับประสบการณ์การเดินทางที่ราบรื่นและเพลิดเพลิน และการผนวกรวมกับผู้ให้บริการภายนอกที่ให้บริการโซลูชันอย่างเช่น GuestRevu ทำให้เราส่งอีเมลยืนยันการจองห้องพักได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งออกแบบมาให้สะท้อนเอกลักษณ์ของแบรนด์ของเราได้อย่างยอดเยี่ยมและสามารถปรับแก้ให้เหมาะสมกับผู้เข้าพักแต่ละรายได้อย่างง่ายดาย (ลูกค้าองค์กร กลุ่มผู้เดินทางมาพักผ่อน เป็นต้น) พร้อมให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับขั้นตอนการเช็คอิน รวมถึงการสื่อสารกับผู้เข้าพักภายหลังการเข้าพักเพื่อขอความคิดเห็นและการวิจารณ์ที่พักทางออนไลน์
ในขั้นตอนการเช็คอิน ขณะนี้เราใช้ระบบ Guestline PMS ที่ทำงานได้บนโทรศัพท์มือถือของเราหรือ Microsoft Surface Pros ที่ Pillows Hotels ซึ่งช่วยให้ขั้นตอนการเช็คอินและเช็คเอาต์มีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นคือ เข้าใจง่าย ใช้งานง่าย และเรียบง่าย ทีมต้อนรับของเรากล่าวว่า ตอนนี้เช็คอินเป็นเรื่องสนุกเหมือนการจัดปาร์ตี้!”
เนื่องจากเรามีที่พักในเครือหลายแห่งในหลายประเทศ การทำงานแบบรวมศูนย์สู่ส่วนกลางจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่สำคัญ และ IHMG ต้องการแพลตฟอร์มที่ระบบโรงแรมทั้งหมดของพวกเขาจะ ‘สื่อสารถึงกันได้’ และจัดการการจองห้องพักและกระบวนการจากส่วนกลางสำหรับที่พักใน 3 ประเทศ ขณะนี้ที่พักหลายแห่งใช้ข้อมูลโปรไฟล์ร่วมกัน (ก่อนหน้านี้แต่ละโรงแรมมีฐานข้อมูลของตนเอง) ทำให้ทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลตัวเลขจากส่วนกลางและจัดทำรายงานตามกำหนดเวลาได้โดยอัตโนมัติซึ่งจะส่งไปยังผู้จัดการประจำภูมิภาคโดยตรง แพลตฟอร์มที่ทำงานบนคลาวด์ของ Guestline ช่วยให้ทีมเข้าถึงระบบได้จากโทรศัพท์มือถือของพวกเขา ซึ่งยอดเยี่ยมมากสำหรับทีมผู้บริหารที่จะเข้าถึงข้อมูลเมื่ออยู่นอกที่ทำงานได้และทีมแม่บ้านสามารถอัปเดตสถานะของห้องพักได้ทันที นอกจากนี้การผนวกรวมสองตัวเลือกที่ทันสมัยยังสร้างระบบอัตโนมัติทำให้ทราบห้องพักว่างและการจองห้องพักของที่พักทั้ง 6 แห่งได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยเพิ่มยอดขายห้องพักและรายได้สูงสุดให้กับกลุ่ม
อ่านกรณีศึกษาทั้งหมดของ IHMG ได้ที่: here