Vom Server in die Cloud: Wie die SIBO Hotelgruppe ihre Prozesse mit Guestline digitalisiert

Die Häuser „Das Kronprinz“, „Das Hangelar“ und „Das Augustin“ in Troisdorf und Sankt Augustin liegen zwischen Köln und Bonn und vereinen modernen Komfort mit herzlicher Gastfreundschaft. Neben stilvoll eingerichteten Zimmern und einer einladenden Wohlfühlatmosphäre für jeden Reisetyp legen die Inhaber Anne-Katrin und Christoph Silber-Bonz besonderen Wert auf ein reichhaltiges und liebevoll zubereitetes Frühstück, das den perfekten Start in den Tag verspricht.
 

In einer Zeit, in der sich rasch verändernde digitale Lösungen aus der Guest Journey und für die Tätigkeiten von Hotelteams nicht mehr wegzudenken sind, ist ein ausgefeilter und reibungslos funktionierender Tech Stack unerlässlich. Um den Anforderungen an ein zukunftsfähiges Hotelmanagement gerecht zu werden, war es für die SIBO Hotels an der Zeit, ihre Server-basierte PMS-Lösung durch eine moderne, Cloud-basierte Hotelsoftware auszutauschen. Jedes der drei Hotels im Portfolio sollte von einer hochentwickelten und passgenauen Technologie profitieren, die komplexe Anwendungen für Mitarbeitende vereinfacht und ihnen mehr Zeit für das Wesentliche lässt: den persönlichen Service am Gast.

Vor der Umstellung auf Guestline setzte die SIBO Hotelgruppe auf unterschiedliche Softwarelösungen von verschiedenen Anbietern für den Channel Manager, das Zahlungssystem und die Buchungsmaschine. Die Herausforderung: Diese Systeme konnten nicht nahtlos miteinander verbunden werden. Durch die Vielzahl der Systeme von unterschiedlichen Anbietern kam es immer wieder zu Übertragungsschwierigkeiten. Das beeinträchtigte nicht nur den Hotelbetrieb, sondern auch das Gästeerlebnis. Gleichzeitig erschwerte es die administrativen Tätigkeiten der Mitarbeitenden und machte ihre Arbeit unnötig kompliziert.

Für das Ehepaar Silber-Bonz war daher schnell klar: Eine einheitliche, intuitive und skalierbare Hotelsoftware muss her. Ziele waren vor allem ein optimiertes Zeitmanagement, die zentrale Verwaltung aller drei Häuser sowie ein standortunabhängiger Zugriff auf die Reservierungssysteme. Deshalb entschied sich die inhabergeführte Hotelgruppe schließlich für die End-to-End-Lösung von Guestline. Für die Auswahl des zukünftigen PMS holte sich die Hotelgruppe fachliche Beratung von außen ein.

Gemeinsam mit Vanessa Gase, ehemalige Head of Integrations & Projects System Manager bei Classic Hotel Collection, führten sie eine umfassende Marktsondierung durch. Dabei wurde schnell deutlich, dass Guestline die Anforderungen der Hotelgruppe am besten erfüllte. Die Gespräche mit dem Guestline-Team verstärkten diese erste Einschätzung. Doch wie verlief der Entscheidungs- und Umstellungsprozess und welche Vorteile bringen die neuen Lösungen?
 

Der Fokus während der Systemumstellung lag darauf, die bestehenden Reservierungen vom alten in das neue System zu übertragen. „Die Übertragung der Reservierungen war eine Herausforderung, die Zeit und Personal erforderte“, berichtet Andy Krolop, Betriebsleiter bei den SIBO-Hotels und federführend für die Systemumstellung mitverantwortlich. Während des gesamten Prozesses wurde die SIBO Hotelgruppe von einem erfahrenen Guestline-Trainer begleitet, der den Umzug unterstützte und die Einarbeitung enorm erleichterte. So konnten Fragen und Schwierigkeiten direkt gelöst werden, wodurch der tatsächliche Systemwechsel reibungslos verlief.

„Dank des frühzeitigen Aufbaus der Datenbank konnten wir direkt durchstarten. Auch wenn es anfangs etwas Zeit brauchte, um alle Funktionen vollständig zu verstehen und zu integrieren, verlief die Umstellung für unsere Gäste nahezu unbemerkt“, so Andy Krolop weiter.

Besonders stolz sind Anne Katrin und Christoph Silber-Bonz auf ihr Team: „Wir haben uns intern intensiv auf den Wechsel vorbereitet und in allen drei Häusern kleine Task-Teams gebildet.“ Die Mitarbeitenden konnten sich schnell in das neue System einarbeiten und fühlen sich in ihrer Arbeit nun besser unterstützt. Schon jetzt erweist sich die Cloud-basierte-Technologie als die richtige Entscheidung: „Gut war auch, dass sich die Betriebsleiter von überall einloggen und bei Anfangsschwierigkeiten den Rezeptionisten jederzeit helfen konnten.“
 

Schritt für Schritt fügten sich die neuen Technologien wie unter anderem das Multi-Property-PMS, GuestPay, GuestStay und der Guestline Distribution Hub in den Hotelbetrieb ein. Besonders erfreut ist Anne-Katrin Silber-Bonz darüber, dass ihr Personal nun effizienter arbeiten kann und gleichzeitig entlastet wird. Für ihn steht der Gast immer an erster Stelle, weshalb er ausreichend Personal für jeden Gast einplant. Das führt zwar zu höheren Personalkosten, doch mit dem neuen PMS ist die Einsatzplanung jetzt übersichtlicher und effektiver: „Wir haben nun einen deutlich besseren Überblick über alle Häuser – das gilt für die Geschäftsleitung ebenso wie für die Rezeptionen.“ Auch die interne Kommunikation im Hotelbetrieb hat sich vereinfacht. Dank der integrierten Cloud-basierte Technologie von Guestline sind alle Mitarbeitenden immer und überall auf dem neuesten Stand.

Darüber hinaus können Buchungen und Angebotserstellungen effizienter und einfacher durchgeführt werden: „Unsere Buchungsprozesse sind jetzt automatisiert. Das spart Zeit und reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen. Außerdem konnten wir verschiedene Arbeitsbereiche häuserübergreifend zentralisieren, wie das Management von Debitoren, das Reservierungswesen oder Tagungsanfragen. Auch Dienstpläne lassen sich jetzt einfacher und schneller erstellen, da wir einen besseren Überblick über die Belegung in allen Häusern haben“, erklärt Andy Krolop.

Die SIBO Hotelgruppe und ihre Gäste profitieren von einem ausgewogenen, integrierten und maßgeschneiderten Technologiemix. Das Inhaber-Ehepaar plant deshalb, zukünftig weitere Cloud-basierte Softwarelösungen einzusetzen. Was sind die konkreten Pläne?
 

Für die Gäste bringt die Systemumstellung mehr Flexibilität und Komfort. Sie können bereits vor der Anreise einchecken, Reservierungen bequem online vornehmen und Bezahlvorgänge einfacher abwickeln. Besonders junge Gäste und Geschäftsreisende legen bei ihrer Reiseplanung zunehmend Wert auf Self-Service. Das GuestStay-Portal von Guestline ermöglicht die Buchung von Zusatzleistungen wie Frühstück bereits vor der Anreise. Mit nur wenigen Klicks lassen sich persönliche Wünsche ganz leicht erfüllen. Andy Krolop beschreibt die neu aufgestellte digitale Gästereise als äußerst positiv: „Der Pre-Check-in wird besonders von unseren Stammgästen häufig genutzt. Etwa ein Viertel unserer Gäste nutzt diesen Service, was eine spürbare Arbeitserleichterung für uns darstellt.“

Die SIBO Hotelgruppe wird auch zukünftig weiter in die Digitalisierung seiner Prozesse investieren. Das Ehepaar Silber-Bonz plant bereits mehrere Projekte: von der Einführung einer digitalen Gästemappe und eines Revenue-Management-Systems über weitere Automatisierungen im An- und Abreisebereich bis hin zur standortübergreifenden Videokommunikation.
 

Der Weg der SIBO Hotels zeigt, dass eine digitale Hotelwelt heute einen echten Mehrwert bietet – sowohl für das Management und das Personal als auch für die Gäste. Der Wechsel von einem alten Legacy-System zu einem neuen, integrierten System in der Cloud wird vom Guestline Team begleitet und so unkompliziert wie möglich gestaltet. Das Trainerteam, Schulungsvideos und -seiten helfen dem Hotel bei der reibungslosen Umstellung.

Der Umstieg auf eine Cloud-basierte Softwarelösung lohnt sich: Mit mehr Flexibilität, besserer Mitarbeiterkommunikation und automatisierten Verwaltungsaufgaben gestaltet sich das Gästeerlebnis noch herzlicher und persönlicher. Dadurch sind nicht nur die internen Abläufe effizienter, sondern es entsteht auch mehr Freiraum, um sich noch intensiver um das Wohl der Gäste zu kümmern. Die durch den Einsatz moderner Technologie gewonnene Zeit kann nun in das investiert werden, was bei den SIBO Hotels wirklich zählt: Herzlichkeit und unvergessliche Wohlfühlmomente für jeden Gast – unabhängig von der Art der Reise.