Selbstbedienung im Gastgewerbe dank Check-in/Check-out-Kiosk

Erinnern Sie sich noch an den Frust, wenn Sie nach einer anstrengenden Anreise im Hotel ankamen und sich mit langen Warteschlangen beim Einchecken und langwierigem Papierkram herumärgern mussten?

Es ist unbestreitbar, dass diese Herausforderungen in der Branche noch immer bestehen. Aber die innovative Lösung der Self Check-in-Kioske könnte der Schlüssel zur Überwindung dieses Problems sein.

Willkommen in der Ära der Selbstbedienungskioske – der bahnbrechenden Lösung für das Gastgewerbe und eine Revolution der Art und Weise, wie Gäste Hotels erleben.

Diese intuitiven Selbstbedienungsautomaten sollen den Aufenthalt Ihrer Gäste optimieren und ihnen Komfort und Kontrolle „auf Knopfdruck“ ermöglichen.

Die Hotellobby – das Herz und die Seele des Hauses. Sie ist nicht nur ein Raum, den die Gäste durchschreiten, sondern der erste Eindruck, den sie von Ihrem Hotel erhalten.

Das liegt daran, dass die Lobby den Ton für den gesamten Aufenthalt angibt und eine Atmosphäre von Wärme, Komfort und Eleganz schafft.

Als Expert:in im Gastgewerbe wissen Sie natürlich, wie wichtig die Hotellobby ist. Hier bilden sich die Gäste ihre erste Meinung und beurteilen die Servicequalität und die Liebe zum Detail.

Eine sorgfältig gestaltete und kuratierte Lobby kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen – sie gibt den Gästen das Gefühl, geschätzt und willkommen zu sein, und steigert ihre Vorfreude auf den außergewöhnlichen Aufenthalt, der sie bei uns erwartet.

Wahrscheinlich wissen Sie aber auch, dass die traditionelle Hotellobby zwar charmant wirken, aber manchmal auch zeitaufwendig und ineffizient sein kann. Allein das Einchecken kann wertvolle Minuten kosten, die Gäste lieber damit verbringen würden, ihren Urlaub zu genießen oder sich um ihre geschäftlichen Angelegenheiten zu kümmern.

Hier kommen Check-in/Check-out-Kioske ins Spiel – und das könnte in diesem Jahr Ihre ultimative Geheimwaffe sein.

Einfach gesagt: Check-in/Check-out-Kioske sind Selbstbedienungsstationen, die bequem zugänglich in unseren Lobbys aufgestellt sind. Diese hocheffizienten Geräte wurden entwickelt, um den Check-in- und Check-out-Vorgang für Ihre Gäste zu vereinfachen.

Der Zweck von Check-in/Check-out-Kiosken geht über die Beschleunigung des Check-in-Vorgangs hinaus. Sie revolutionieren die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Gästen interagieren, indem sie ihnen ein reibungsloses, komfortables und persönliches Erlebnis bieten.

Check-in/Check-out-Kioske sind mit einer Reihe von Funktionen ausgestattet, die Ihre Gäste begeistern werden.

1. Blitzschnelles Einchecken: Check-in/Check-out-Kioske ermöglichen es den Gästen, den Check-in-Vorgang in Rekordzeit abzuschließen. Mit ein paar Fingertipps auf dem Bildschirm können die Gäste ihre Daten überprüfen, ihre Zimmerpräferenzen auswählen und sogar Zahlungen vornehmen.
2. Erstellung von Schlüsselkarten: Kein Schlangestehen mehr, um einen physischen Zimmerschlüssel zu erhalten – die Check-in-/Check-out-Kioske sind in der Lage, Schlüsselkarten sofort zu erstellen.
3. Sprachoptionen: Gastfreundschaft kennt keine Grenzen, und das gilt auch für Check-in/Check-out-Kioske. Diese intelligenten Geräte können Gäste aus allen Teilen der Welt bedienen, indem sie verschiedene Sprachoptionen anbieten.
4. Zahlungsabwicklung: Die Check-in/Check-out-Kioske sind mit einer sicheren Zahlungsabwicklung ausgestattet, die es den Gästen ermöglicht, ihre Rechnungen bequem zu begleichen. Egal, ob es sich um Übernachtungskosten oder zusätzliche Dienstleistungen handelt – diese Kioske können alles für Sie erledigen.
5. Aktualisierung von Gästedaten: Bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Mit Check-in/Check-out-Kiosken können Gäste ihre persönlichen Daten ganz einfach aktualisieren. Ob es sich um eine Änderung der Adresse, der Kontaktdaten oder sogar der Ernährungsgewohnheiten handelt – die Gäste haben es selbst in der Hand, dass Sie immer über die aktuellsten Informationen verfügen.

Verschiedene Faktoren auf Kunden- und Anbieterseite haben die Beliebtheit der Kioske in den letzten Jahren vorangetrieben. Die Selbstbedienungsstationen bieten zahlreiche Vorteile, darunter ein verbessertes Gästeerlebnis, rationalisierte Prozesse, geringere Arbeitsbelastung und betriebliche Effizienz.

Dieser Popularitätsschub lässt sich auf das Zusammenspiel zweier Schlüsselelemente zurückführen.

Erstens ändert sich das Verhalten der Gäste erheblich, da Technologie immer mehr in unser Leben eindringt. Die Pandemie hat die Einführung von Selbstbedienungslösungen weiter beschleunigt.

Ein Forbes-Artikel über Technologietrends infolge der Pandemie hebt hervor, dass sich die Gäste nicht nur an die Technologie gewöhnt haben, sondern sich auch kontaktlose Interaktionen wünschen. Das bedeutet: Mussten Gäste früher erst überzeugt werden, die Selbstbedienung zu nutzen, so wird sie heute als Selbstverständlichkeit erwartet – sie ist eine „neue Normalität".

Zweitens spielt die Entwicklung der Technologie eine entscheidende Rolle. Check-in-/Check-out-Kioske gibt es zwar schon seit einiger Zeit, doch bisher galten sie eher als optionale Annehmlichkeiten.

In der aktuellen Situation jedoch, in der die Besetzung der Rezeption immer noch problematisch ist, haben sich diese Kioske von einem „nice to have" zu einem unverzichtbaren Bestandteil des operativen Instrumentariums eines Hotels entwickelt.

Check-in/Check-out-Kioske geben den Gästen die Möglichkeit, schnell ein- und auszuchecken, Zimmerwünsche zu äußern und ihre Daten in ihrem eigenen Tempo zu aktualisieren.
Es geht darum, den Gästen die Freiheit zu geben, ihren Aufenthalt individuell zu gestalten (und dafür zu sorgen, dass sie von dem Moment an, in dem sie Ihre Lobby betreten, zufrieden sind).

Lange Warteschlangen beim Einchecken könnten ebenso gut der Vergangenheit angehören. Check-in/Check-out-Kioske rationalisieren den gesamten Prozess, minimieren die Wartezeiten und beseitigen Engpässe.
Und wenn es an der Zeit ist, sich zu verabschieden, ist der Check-out genauso mühelos, denn die Gäste können in kürzester Zeit ihre Rechnungen begleichen und ihre Schlüssel zurückgeben.

Diese Check-In/Check-Out-Kioske sind wie ein zusätzliches Paar Hände, das Routineaufgaben erledigt und Ihrem Personal unnötige Arbeit abnimmt.

Darüber hinaus eliminieren sie Fehler infolge manueller Dateneingabe, rationalisieren die Zahlungsabwicklung und liefern Echtzeit-Updates für Ihr Hotelmanagementsystem.
Mit einem zentralisierten und automatisierten System verbessern Sie die Genauigkeit, reduzieren den Papierkram und treffen Entscheidungen gezielter auf Basis von Daten.

Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, möchten wir kurz die Funktionsweise von Check-in/Check-out-Kiosken erläutern.

Dank ihrer Austattung mit Touchscreens, Zahlungsterminals und Schlüsselkarten-Codierern ermöglichen Kioske den Gästen eine intuitive und effiziente Interaktion.

Hinter den Kulissen sorgen leistungsstarke Softwareanwendungen und Datenbanken dafür, dass jede Interaktion mit den Gästen reibungslos und sicher verläuft.

Check-in-/Check-out-Kioske sind keine eigenständigen Geräte; vielmehr sollten sie nahtlos in Ihr PMS integriert sein.

Diese Integration sorgt für einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Kiosken und der zentralen Hotelverwaltung, sodass alle Beteiligten immer auf demselben Stand sind. Im Idealfall funktioniert der Check-in-Kiosk so nahtlos wie die PMS-Oberfläche, direkt zugänglich für den Gast und von ihm bedient.

Kurz gesagt bedeutet dies, dass die Daten eines Gastes, der am Kiosk eincheckt oder seine Daten aktualisiert, sofort mit unserem Hotelmanagementsystem synchronisiert werden – dadurch können unsere Mitarbeiter auf die neuesten Gästedaten zugreifen und einen personalisierten Service bieten.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Check-in-/Check-out-Kiosk liegt in seiner benutzerfreundlichen Oberfläche.

Diese Kioske sind auf die Bedürfnisse der Gäste zugeschnitten und zeichnen sich durch eine intuitive Navigation und klare Anweisungen aus. Somit sollten Gäste jeden Alters und jeder Herkunft in der Lage sein, mit wenigen Berührungen des Bildschirms durch den Check-in-Vorgang zu navigieren, Zimmerpräferenzen auszuwählen, Zahlungen vorzunehmen und ihre Zimmerschlüssel auszudrucken.

Ziel ist es, dass sich die Gäste während des gesamten Prozesses sicher und souverän fühlen.

Natürlich haben Sicherheit und Datenschutz in jeder Branche einen hohen Stellenwert, also auch im Gastgewerbe.
Aber keine Sorge: Check-in/Check-out-Kioske sollten als Teil einer Hotelmanagement-Plattform gesehen werden, die sicher in der Cloud gespeichert sind.

Unabhängig davon, ob Sie ein Boutique-Hotel, ein Luxusresort oder ein betriebsames Stadthotel sind, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten.

Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv und visuell ansprechend sein und die Gäste mühelos durch den Check-in- und Check-out-Vorgang führen.

Um einen reibungslosen Übergang zwischen den Kiosken und Ihrem bestehenden Betrieb zu gewährleisten, ist eine angemessene Schulung Ihrer Mitarbeiter unerlässlich.

Sie sollten darauf abzielen, Ihrem Team das Wissen und die Kompetenzen an die Hand zu geben, die es für einen herausragenden Service braucht.

Ihre Mitarbeiter sollten sich in der Lage fühlen, Gästen zu helfen, die während ihrer Selbstbedienung Unterstützung benötigen oder Fragen haben.

Das Feedback der Gäste ist eine wahre Fundgrube an Erkenntnissen zur Verbesserung Ihres Selbstbedienungsangebots.

Gästebefragungen, Online-Rezensionen und direkte Kommunikation können wertvolle Informationen darüber liefern, was den Gästen an den Kiosken gefällt und in welchen Bereichen Sie Ihr Erlebnis verbessern können.

Die richtige Lösung für Ihr Hotel zu finden, ist wie die Suche nach dem fehlenden Puzzlestück, das den Gesamteindruck für Ihre Gäste verbessert. Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen zur Auswahl eines Anbieters von Check-in-/Check-out-Kiosken.

Wie jedes technische Gerät müssen auch diese Kioske regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, damit sie optimal funktionieren. Man ist also gut beraten, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der fortlaufend Hilfe anbietet, wenn technische Probleme auftreten.

Wenn es darum geht, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, muss man sich den Check-in-/Check-out-Kiosk als einen Mix aus physischen Komponenten wie einem Touchscreen, einem Zahlungsterminal und einem Schlüsselkarten-Codierer vorstellen. Hinter den Kulissen befindet sich außerdem eine Software, die alle Aufgaben erledigt. Während die Hardware vor Ort gewartet werden muss, lässt sich die Software aus der Ferne aktualisieren, ähnlich wie bei anderen Online-Tools.

Kommen wir nun zu den technischen Grenzen. Wenn Ihr Hotel ältere Systeme für die Verwaltung einsetzt, kann es sein, dass sich diese nicht ohne Weiteres mit modernen Lösungen wie diesen Kiosken verbinden lassen.

In diesem Fall ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um sich nach neuen Optionen umzusehen. Keine Sorge – der Umstieg auf neuere Technik bedeutet keine Einbußen bei der Qualität oder der Funktionsweise der Geräte. Er öffnet sogar die Tür zu noch besseren Möglichkeiten.

Die Integration von Check-in/Check-out-Kiosken in Ihre bestehenden Systeme kann eine komplexe Aufgabe sein. Es kann zu Kompatibilitätsproblemen, Schwierigkeiten bei der Datensynchronisation und der Notwendigkeit einer nahtlosen Kommunikation zwischen den Kiosken und Ihrem Hotelmanagementsystem kommen.

Um diese Hürden zu überwinden, sollten Sie einen Anbieter finden, dessen Lösung so konzipiert ist, dass sie sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur einfügt.

Zum Glück gibt es bereits eine Lösung für Sie.

Wenn Sie bis hierher gekommen sind, suchen Sie vermutlich nach Möglichkeiten, Ihren Hotelbetrieb zu revolutionieren und Ihren Gästen ein reibungsloses Erlebnis vor Ort zu bieten.

GuestStay Kiosk ist die Lösung, auf die Sie gewartet haben. Durch die Automatisierung der Registrierungs-, Check-In- und Check-Out-Prozesse gibt der Selbstbedienungskiosk von Guestline Ihren Gästen die Freiheit zu wählen, wann und wie sie diese Aufgaben erledigen möchten.

Mit GuestStay Kiosk können Ihre Rezeptionsteams ihren Schwerpunkt von administrativen Aufgaben auf echte Gastfreundschaft und persönlichen Service verlagern.

Aber damit nicht genug der Vorteile: Sie sparen auch Zeit, sowohl für Ihre Gäste als auch für Ihr Personal. Reibungsverluste beim Ein- und Auschecken werden reduziert (oder ganz beseitigt), was wiederum die Zufriedenheit der Gäste erhöht.

Darüber hinaus lässt sich GuestStay Kiosk nahtlos in die umfassende Guestline-Plattform integrieren. Diese Integration stellt sicher, dass die Gästeprofile im PMS sofort und genau aktualisiert werden, einschließlich Echtzeit-Zahlungen und integrierter Schlüsselkodierung.

Mit den Worten von Eric Neumann, Geschäftsführer der Classik Hotel Collection:

„(...) Ich bin wirklich überrascht, wie positiv der Kiosk von unseren Gästen aufgenommen wird. Funktionen, die ich selbst eher als Herausforderung gesehen hatte, stellen für die Gäste kein Problem dar. Vor allem der Check-in-Vorgang läuft reibungslos und funktioniert wirklich gut. Beim Auschecken sind die Gäste sehr proaktiv und gehen direkt zum Kiosk, um zu bezahlen (...)."