E-Rechnungen – Herausforderung oder Chance für die Hotellerie?

Damit soll die Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen vorangebracht werden. Nicht alle digitalen Formate entsprechen jedoch den Anforderungen an eine E-Rechnung. Eingescannte Belege oder einfache PDF-Dateien beispielsweise gelten nicht als E-Rechnung, da sie die erforderlichen Strukturen nicht erfüllen und keine maschinenlesbaren Daten enthalten. E-Rechnungen müssen in einem standardisierten Format übermittelt werden, welches die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Was bedeutet diese neue Vorschrift konkret für die Hotellerie?
 

Durch die neue Verordnung steigen die Anforderungen an die Digitalisierung der internen Prozesse der Hotellerie. Hotels müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellung den neuen gesetzlichen Vorgaben entspricht, was eine Anpassung der bestehenden Abläufe und Softwarelösungen erfordert.

Insbesondere im Business-to-Government-Bereich (B2G) sind die neuen Verordnungen herausfordernd. Hier sind die Rechnungen an zusätzliche Forderungen gebunden, die erfüllt werden müssen, wie etwa die Nutzung einer Leitweg-ID zur eindeutigen Adressierung. Im B2B-Bereich setzen Unternehmen bereits auf automatisierte Prozesse.

Die Umstellung bietet jedoch auch Chancen für Hoteliers. Denn: Eine gesetzeskonforme, digitale Rechnungsverarbeitung kann Hotels dabei helfen, Prozesse effizienter zu gestalten, die Fehlerquellen zu minimieren und langfristig Zeit und Kosten einzusparen. Wie kann die Hotellerie diese Vorgaben also erfolgreich umsetzen?
 

Um Hoteliers eine Lösung zu bieten, die die neuen gesetzlichen Verordnungen erfüllt und gleichzeitig eine einfache und effiziente Rechnungsstellung ermöglicht, setzt das Guestline PMS auf das ZUGFeRD-Format. Dieses hybride Rechnungsformat kombiniert ein menschlich lesbares PDF mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz, wodurch eine automatisierte Verarbeitung möglich ist.

Die Rechnungsempfänger:innen haben die Wahl, ob sie das PDF oder den strukturierten Datensatz weiterverarbeiten. Das ZUGFeRD-Format basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und kann universell eingesetzt werden, sowohl im B2B als auch im B2G-Bereich. Dadurch bietet es eine zukunftssichere Lösung für Hotels, die ihre Rechnungsprozesse gesetzeskonform digitalisieren möchten.

Gerade für Hotels, die mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) zusammenarbeiten, ist das ZUGFeRD-Format eine entscheidende Prozessoptimierung. Denn durch die Integration der Leitweg-ID stellt das PMS sicher, dass Rechnungen korrekt adressiert sind und problemlos weiterverarbeitet werden können. Auch im B2B-Bereich agiert das Format im Sinne einer maximalen Effizienzsteigerung, indem es den gesamten Rechnungsprozess digitalisiert und vereinfacht.
 

Das Guestline PMS bietet mit dem integrierten Rechnungsmodul eine benutzerfreundliche Lösung, um E-Rechnungen zu erstellen und gleichzeitig mit den gesetzlichen Vorgaben konform zu sein. Die Rechnungen werden auf direktem Wege im ZUGFeRD-Format generiert und alle Pflichtangaben, einschließlich der Käuferdaten, im Cross-Industry-Invoice-Syntax (Cll-Syntax) automatisch integriert. Diese Syntax legt die standardisierte Struktur für maschinenlesbare Rechnungsdaten fest und sorgt für eine nahtlose Verarbeitung der verschiedenen Systeme. Zusätzlich können Hoteliers die Steuer-ID einfach in den Firmenstammdaten hinterlegen und in nur wenigen Schritten in ihre Rechnungen übernehmen.
Damit auch die Verarbeitung fehlerfrei bleibt, erstellt das PMS die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format mit einem integrierten XML-Datensatz. Die Rechnungsempfänger:innen können die Daten direkt auf ihrem Rechner speichern, mit einem gängigen PDF-Reader den maschinenlesbaren Datensatz auslesen und direkt und ohne manuelle Zwischenschritte weiterverarbeiten. Insbesondere für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber ist durch die einfache Einbindung der Leitweg-ID nun eine sichere und korrekte Adressierung gewährleistet.
 

Eine vollständige Automatisierung der Rechnungsprozesse erspart Hoteliers wertvolle Zeit und minimiert den administrativen Aufwand. Alle Rechnungen sind direkt im richtigen Format erstellt und werden so weitervermittelt. Gleichzeitig erfüllt die Branche die neuen gesetzlichen Forderungen ohne zusätzlichen Mehraufwand, reduziert die Fehlerquellen und sorgt für eine reibungslose Weiterverarbeitung in den Buchhaltungssystemen der Empfänger:innen.

Die PMS-Lösung stellt sicher, dass Hotels nicht nur gesetzeskonform arbeiten, sondern gleichzeitig ihre internen Abläufe optimieren. Ein Blick in die Zukunft zeigt jedoch, dass die Digitalisierung der Finanzprozesse noch längst nicht abgeschlossen ist.
 

Das neue Gesetz ist mehr als nur eine Vorgabe, es ist ein bedeutender Schritt hin zur Digitalisierung der Finanzprozesse in der Hotellerie. Durch die standardisierte, fehlerfreie Verarbeitung ergibt sich eine Vielzahl an Möglichkeiten, Abläufe effizienter zu gestalten und Fehlerquellen zu minimieren.

Ein entscheidender Faktor liegt dabei in der Integration mit weiteren Systemen. E-Rechnungen können zukünftig nahtlos mit Buchhaltungssoftware oder anderen hotelinternen Systemen verknüpft werden, wodurch sich die Finanzprozesse weiter automatisieren lassen und Hotels Zeit sparen. Während einige Lösungen ausschließlich die technische Umsetzung der E-Rechnungen bereitstellen, setzen andere auf eine tiefere Integration in bestehende Systeme, um eine nahtlose Benutzeroberfläche im Hotelalltag zu gewährleisten.

Auch der Aspekt der Nachhaltigkeit spielt dabei eine bedeutende Rolle, da der Papierverbrauch reduziert wird, Druckkosten gespart werden und ein physischer Versand entfällt. Dies führt insgesamt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Die Hotellerie trägt damit aktiv zu einer umweltfreundlicheren Arbeitsweise bei, ohne auf die Effizienz zu verzichten.

Richtige Softwarelösungen, wie ein leistungsfähiges PMS, helfen Hoteliers, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und interne Prozesse langfristig zu optimieren. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein wichtiger Impuls, der zeigt, wie digitale Lösungen die Hotellerie zukunftsfähig machen. Die Digitalisierung endet hier noch nicht – sie eröffnet neue Chancen, um weitere Bereiche zu optimieren und den Hotelbetrieb noch effizienter zu gestalten.