Case Study – Romantik Hotel Neuhaus

Das Romantik Hotel Neuhaus liegt umgeben von Natur und Kunst in der Nähe von Iserlohn in Nordrhein-Westfalen. Das Haus ist bereits seit 1913 in Familienbesitz und verfügt heute über 30 Zimmer, Tagungsräume sowie einen Spa Bereich. Ein Fokus des Hotels ist der F&B Bereich mit dem Restaurant Neuhaus und dem Bistro Julius.
Im September 2020 ist das Romantik Hotel Neuhaus zu Guestline gewechselt und nutzt unser Guestline PMS mit Konferenz- & Bankett-Modul. An einem schönen Herbsttag vor ein paar Wochen hat uns der Eigentümer Frederec Neuhaus vor Ort empfangen und mit uns über den Wechsel und seine Erfahrungen mit Guestline berichtet.

Unser serverbasiertes System hier im Haus war schon ein wenig in die Jahre gekommen und wir hätten ein großes Update darauf machen müssen, was sehr kostspielig geworden wäre. Also haben wir die Gelegenheit genutzt, um uns generell auf dem Markt umzusehen und nach aktuelleren Lösungen zu suchen.

Wir haben uns alle gängigen Anbieter auf dem Markt angeschaut und genau verglichen. Neben dem Preis war für uns auch das Thema Schnittstellen sehr wichtig. Unsere Hotel- und Kassensoftwaresysteme waren bei unserem vorherigen Anbieter ein gemeinsames System. Deshalb war es uns wichtig, auch von unserem neuen Restaurant-System, in dem Fall Gastronovi, eine reibungslose Schnittstelle zum PMS zu haben. Außerdem sollte der neue Anbieter offen und zugänglich für weitere Schnittstellen sein, die erst in naher Zukunft entstehen werden, wie beispielsweise zum CRM von Romantik Hotels. Wir wollten keinen zu großen globalen Anbieter sondern einen, der auf solche Spezialwünsche eingehen kann und sich auf einen einstellt. So sind wir dann am Ende bei Guestline gelandet. Guestline passt in seiner Grundstruktur sehr gut zu uns. Es ist weder zu klein gedacht in seinen Funktionen, noch zu groß, und bietet viel Spielraum für Erweiterungen.

Es war für uns ein sehr guter Mix. Ein Trainer vor Ort war für uns definitiv sinnvoll, denn in verschachtelten Familienbetrieben wie unserem gibt es ja doch den ein oder anderen Sonderfall, den man so gemeinsam durchgehen und aufsetzen kann. Rein über Tutorials hätten wir uns das nicht erarbeiten können, das wäre uns beim Livegang ansonsten sicher vor die Füße gefallen. Die Trainingstage waren alle intensiv und voll mit Inhalt – wenn wir uns das selbst hätten beibringen müssen, hätte das viel länger gedauert und wäre mit deutlich höheren Personalkosten verbunden gewesen.

Für uns war es wichtig, durch ein neues PMS System die Grundlage für weitere Anwendungen und neue Prozesse, wie beispielsweise einen digitalen Meldeschein, zu legen. Also eine zentrale Plattform, die es uns jetzt ermöglicht, weitere Schritte im Bereich Digitalisierung zu gehen.

Viele Prozesse waren ungewohnt – vor allem der Channel Manager war für uns eine Umstellung. Auch beim Konferenz- und Bankettmodul mussten wir erst einmal schauen, was für uns speziell der beste Weg ist und das haben wir nach den gemeinsamen Absprachen mit Guestline auch sehr individuell gehalten. Nach einigem Probieren sind wir jetzt hier auf einem sehr guten Weg und haben es uns so zurechtgelegt, wie es für uns am besten funktioniert. Das ist generell meine Herangehensweise beim
Thema Systeme: ich nutze ja nicht ein bestimmtes System nur um zu sagen, dass ich ein besonderes System nutze, sondern ich will dass es mich bei meinen spezifischen Use Cases effizient unterstützt. Wir haben sehr viele private Feiern wie Hochzeiten, die immer individuell zusammengestellt werden. Da sind dann vom Planungsteam über den Service bis hin zur Rezeption für die finale Rechnungsstellung sehr viele Parteien involviert und es ist wichtig, durch Softwarelösungen keine Mehrarbeit zu schaffen, sondern alle Parteien sinnvoll zusammenzuführen.

Als nächstes steht natürlich die Schnittstelle zum Romantik CRM an. Dieses Thema wird sicher sehr spannend und komplex, aber wir freuen uns schon auf erste Versuche.

Vielen Dank für das interessante Gespräch. Wir hatten einen tollen Aufenthalt im Romantik Hotel Neuhaus und freuen uns immer, unsere Cloud-Lösungen in Aktion zu sehen. Den nächsten Besuch legen wir mit Sicherheit auf den Sommer, um auch den wunderbaren Outdoor-Pool einmal ausprobieren zu können :)