Erfolgsgeschichte: Heimatliebe Hotels
1 Minute
dauert der neue Check-In Prozess
3 Wochen
Von der Unterschrift bis zum Projektstart
1 Plattform
Für alle Systeme
Wie Guestline dem Harz Hotel & Spa Seela zu mehr Flexibilität und Umsatz verhilft
Heimat ist ein Gefühl
Ob ein Wellness-Wochenende allein oder zu zweit, eine Geschäftsreise, ein mehrtägiger Erholungsaufenthalt mit dem Hund oder der jährliche gemeinsame Familienurlaub – getreu dem Motto „Heimat ist kein Ort – Heimat ist ein Gefühl“ bieten die Heimatliebe-Hotels in Ahrensburg, Braunschweig, Bad Harzburg und auf Fehmarn den unterschiedlichsten Gästen ein Gefühl von Zuhause.
Diana Langer, Hoteldirektorin des Harz Hotel & Spa Seela, schätzt besonders die Vielfalt und Abwechslung, die ihre Arbeit ihr tagtäglich bietet: „Jeden Tag habe ich neue Aufgaben und eigentlich ist kein Tag wie der andere. Das ist der Grund, warum ich mich für die Hotellerie entschieden habe“. Langer verantwortet heute das 4-Sterne-Hotel in Bad Harzburg, das bis zu 250 Gästen Entspannung und Verwöhnung bietet – unter anderem mit einem hauseigenen Hallenbad und einer großen Saunalandschaft.
Um mehr mit Menschen arbeiten zu können, wechselte Projektmanager Eugen Benz vom Einzelhandel in die Hotellerie. „Unser junges und dynamisches Team macht die Heimatliebe-Hotels zu etwas Besonderem. Wir wissen: Der Gast ist glücklich, wenn es auch den Mitarbeitenden gut geht. Deshalb steht für uns der Umgang mit unseren Mitarbeitenden an erster Stelle – wir wollen einen Arbeitsplatz bieten, der unvergleichlich ist“, berichtet Benz, der unter anderem für die PMS-Technologie der vier Heimatliebe-Hotels zuständig ist.
Hohe Anforderungen an das PMS
Ziel von Benz war es, zeitaufwändige Prozesse so weit wie möglich zu reduzieren. Vor der Einführung von Guestline musste für den Versand einer E-Mail-Bestätigung der entsprechende Text in eine PDF-Datei umgewandelt, gespeichert und als Anhang verschickt werden. „Das dauerte in der Regel eine bis eineinhalb Minuten“, berichtet Benz. Da es keine wiederverwendbaren Vorlagen gab, dauerte es etwa eine halbe Stunde, um alle Details für Veranstaltungsverträge und Angebote manuell auszufüllen.
Für Benz war neben der Effizienzsteigerung eine möglichst hohe Flexibilität ein wesentliches Kriterium bei der Suche nach einem neuen PMS-Anbieter. Auch ein Cloud-basiertes System war ein entscheidendes Auswahlkriterium, wie Benz erklärt: „Ich wollte weg von einem serverbasierten System – alles soll online sein“. Gleichzeitig sollte die Funktionstiefe des Systems weiterhin gegeben sein, an der es einigen Cloud-Anbietern leider noch mangelt. Nach Gesprächen mit sieben verschiedenen PMS-Anbietern zog Benz ein gemischtes Fazit, an vielen Stellen fehlte ihm die für die Hotelgruppe notwendige Flexibilität. „Es gab interessante Lösungen, die aber auch ihre Nachteile hatten. Auf meine Fragen, wie man mit diesen Nachteilen umgehen würde, bekam ich oft die Antwort, dass das System so besteht, wie es ist“, schildert Benz.
Auf der Suche nach der geeigneten PMS-Technologie
Als Benz einige Monate später auf der Internorga in Hamburg den Channel-Manager-Anbieter der Heimatliebe-Hotels besucht, kommt er mit einem weiteren Besucher ins Gespräch. „Als ich ihn fragte, was er denn so mache, bekam ich die Antwort, dass sein Unternehmen eine Plattform für alles anbiete“, erinnert sich Benz, dessen erstes Interesse damit geweckt war.
Nach einem ausführlicheren Austausch wird Benz klar, dass dieses Unternehmen alles bietet, was seine Hotelgruppe sucht: Digitalisierung, automatischer E-Mail-Versand, Erinnerungsfunktion und ein Banketttool, das bei anderen Anbietern nur zusätzlich über andere Partner buchbar gewesen wäre. „Statt einer Cloud-Plattform mit sehr vielen Schnittstellen, verschiedenen Anbietern und unterschiedlichen Ansprechpartnern wollten wir einen zentralen Ansprechpartner für alles – und genau das hat uns Guestline angeboten“, sagt Benz.
Schneller Wechsel
Nachdem man sich auf dem Oktoberguest, einer Guestline-Konferenz zu technologischen Trends und Entwicklungen in der Hotellerie, persönlich von der Cloud-basierten Technologie überzeugen konnte, fiel die endgültige Entscheidung zugunsten der Lösung von Guestline. „Wir haben dann sehr schnell entschieden, dass wir die Verträge mit den Altsystemen kündigen und auf Guestline umsteigen, denn das hat uns überzeugt“, erinnert sich Benz.
„Innerhalb von drei Wochen waren wir dann so weit, dass wir die ersten Settings für alle vier Hotels durchgegangen sind, worum ich mich dann hauptsächlich gekümmert habe“, erzählt der Projektmanager. Bis zum Onlinegang vergingen dann noch einige intensive Wochen, wie sich Benz erinnert: „Die Zeit bis zum Onlinegang war knackig – die Alt-Systeme sind nicht mehr sonderlich zuvorkommend, sobald man gekündigt hat. Aber wir hatten sehr viel Unterstützung von Guestline, die ich bei Fragen jederzeit um Hilfe bitten konnte“.
Insbesondere die Migration der Buchungen aus den alten serverbasierten Systemen erwies sich als aufwändig. „Im Nachhinein würde ich jedem Hotelier, der vor einem PMS-Wechsel steht, empfehlen, von Anfang an genau zu klären, wie eine Datei aussehen muss, die in das neue System importiert werden soll. Sonst kann es schnell kompliziert werden“, rät Benz.
Unabhängigkeit und Zeitersparnis durch Cloud-Technologie
Mit der Umstellung von einem serverbasierten System auf Cloud-Technologie können die Mitarbeitenden der Heimatliebe-Hotels viel flexibler agieren als zuvor. Bei einem Stromausfall können die Gäste beispielsweise per Smartphone eingecheckt werden. Gleichzeitig ermöglicht die Technologie das Arbeiten von zu Hause aus. Ein Vorteil, den Benz besonders schätzt: „Ich habe auch vom Homeoffice aus volle Transparenz darüber, was gerade in den Hotels passiert und wie die Zahlen aussehen“.
Auch Diana Langer ist von dem neuen Cloud-basierten System überzeugt. Vor der Einführung von Guestline konnten maximal sieben Mitarbeitende gleichzeitig im PMS angemeldet sein. Jetzt können sich viel mehr Personen gleichzeitig einloggen und arbeiten, was der Hotelgruppe eine Steigerung der Effizienz ermöglicht. Diese Effizienzsteigerung zeigt sich auch in der Schnittstelle zwischen Guestline und Gastronovi, der weltweit ersten Komplettlösung für die Gastronomiebranche.
Mit dem zuvor verwendeten standortbasierten System musste das Personal zur Kasse gehen und dort die Buchung vornehmen. Mit der Schnittstelle zwischen Guestline und Gastronovi können die Bestellungen der Gäste direkt auf das entsprechende Zimmer gebucht werden. Die Rechnung wird anschließend in Sekundenschnelle an die Rezeption übermittelt, wo sie von den zuständigen Mitarbeitenden weiterbearbeitet wird. „Die Schnittstelle zwischen Guestline und Gastronovi funktioniert für uns sehr gut, weil wir dadurch viel Zeit sparen. Gleichzeitig erhält der Gast einen besseren Service, da unsere Mitarbeitenden mehr Zeit für unsere Gäste haben“, berichtet Langer.
Einführung der Mitarbeitenden in das neue System
Wie sehen die Mitarbeitenden der Heimatliebe-Hotels das neue System? „Unser junges Team hat sich schnell an das neue PMS gewöhnt und findet es sehr hilfreich, weil es schneller und zuverlässiger ist als das alte System und eine bessere Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen ermöglicht“, erzählt Langer. Das Lieblingstool der Mitarbeitenden sei das zentrale Reservierungssystem, mit dem sie nun schneller und einfacher buchen können. Hilfreich sei auch die Verknüpfung mit der Event- und Gruppenbuchung, die jetzt übersichtlicher und besser möglich sei als zuvor.
„Hoteliers, die ihr PMS umstellen wollen, rate ich, von Anfang an mit den Mitarbeitenden zu sprechen und zu planen, wie viele Mitarbeitende für die Umstellung benötigt werden“, empfiehlt Langer. Die Verantwortlichen sollten einen Zeitplan aufstellen, welche Meilensteine wann und wie erreicht werden sollen. Die Hoteldirektorin rät zudem, die Einführung der Mitarbeitenden in das neue System auf mehrere Tage zu verteilen, um auf die individuellen Bedürfnisse des Teams eingehen zu können.
Mehr Flexibilität, Transparenz und Umsatz durch Guestline
„Durch den Einsatz von Guestline haben wir eine verbesserte Kommunikation und Transparenz untereinander. Wir können Informationen viel besser zwischen den Abteilungen spiegeln, ohne dass man sich gegenseitig Informationen erklären muss – jetzt kann man alles nachlesen und so weiß das ganze Team, was der Gast gerade möchte“, resümiert Hoteldirektorin Langer.
Projektmanager Benz zieht ebenfalls eine positive Bilanz: „Mit Guestline haben wir mehr Flexibilität durch Zeitersparnis, zum Beispiel geht das Einchecken der Gäste jetzt sehr schnell, das hat früher viel länger gedauert“. Auch die Suchfunktion, die es den Teams ermöglicht, Gäste schneller zu finden, wird von den Mitarbeitenden sehr geschätzt. Und schließlich verhilft der Einsatz von Guestline als Hotellösungssoftware den Heimatliebe-Hotels zu mehr Umsatz: „Durch Upselling-Möglichkeiten, die unsere Mitarbeitenden an der Rezeption direkt beim Check-in anbieten können, konnten wir unseren Umsatz steigern“, fasst Benz den Mehrwert der PMS-Umstellung zusammen.
Unternehmensart
Hotelgruppe
Motto
Heimat ist kein Ort – Heimat ist ein Gefühl
Guestline-Kunde seit
2022
Standorte
Ahrensburg, Bad Harzburg, Fehmarn, Braunschweig
"Der Gast ist glücklich, wenn es auch den Mitarbeitenden gut geht. Deshalb steht für uns der Umgang mit unserem Team an erster Stelle"
"Statt einer Cloud-Plattform mit sehr vielen Schnittstellen wollten wir einen zentralen Ansprech-partner für alles – und genau das hat uns Guestline angeboten"
"Wir hatten während der Umstellung sehr viel Unterstützung von Guestline, die ich bei Fragen jederzeit um Hilfe bitten konnte"
"Der Gast erhält einen besseren Service, da unsere Mitarbeitenden mehr Zeit für unsere Gäste haben"
"Durch den Einsatz von Guestline haben wir eine verbesserte Kommunikation und Transparenz untereinander."
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