Bryn Meadows Hotel

Bryn Meadows Hotel

Bryn Meadows ist ein unabhängiges, familiengeführtes, luxuriöses 4-Sterne-Resort, das sich in einem mehr als 100 Hektar großen Wiesengebiet im Südosten von Wales in der Nähe von Caerphilly befindet.

Es ist eines der beliebtesten Reiseziele für Veranstaltungen, Spa-Erholungsurlaube und Golfausflüge in Wales. Es umfasst 42 Zimmer, umfangreiche Freizeit- und Spa-Einrichtungen, einen 18-Loch-Meisterschaftsgolfplatz, eine Sportbar, ein Restaurant sowie Konferenz-, Veranstaltungs- und Hochzeitszimmer.

Herausforderungen:

• Sie hatten zu viele unterschiedliche Systeme – sie benötigten eine vollständig integrierte Lösung, die einen Überblick über die verschiedenen Anwendungen und Systeme liefern konnte.
• Das bisherige System entsprach nicht mehr den Bedürfnissen des Unternehmens, da es ihm nicht mehr die Funktionalität bieten konnte, die es jetzt benötige.
• Support im Ausland – Das Hotel musste die USA für Supportgespräche anrufen, was sehr unpraktisch und langwierig war.
• Das Kundenteam verwendete mehrere Plattformen und es war schwierig, Berichte zu erstellen.

Lösungen:

• Rezlynx PMS
• Advanced Conference and Banqueting Manager
• Online-Buchungsmanager
• Online-Ticketverkauf
• Channel Manager
• EPoS
• Integration in Blue Runner (Treue und Gutscheine) und Prem Core (Spa und Freizeit)

Vorteile:

13 % Anstieg des durchschnittlichen Zimmerpreises:

Es ist jetzt ganz einfach, Preise anzupassen und sie je nach Verfügbarkeit und dem Veranstaltungskalender zu modifizieren, um die Buchungsrate (ARR) zu fördern. Dies ist eine einfache und schnelle Aufgabe, und die Änderungen werden in alle Preiskategorien gefiltert (du musst nicht jede Kategorie einzeln bearbeiten), was zu einer Steigerung der ARR um 13 % geführt hat.

Beschränkungen für Preispläne:

Das Hotel kann im Voraus bezahlte Preise, Einschränkungen auf Angebote und Werbeaktionen sowie die automatische Schließung von Kanälen bei Erreichen einer bestimmten Belegung in % festlegen, um sicherzustellen, dass sie bei hoher Belegung die höchsten Preise erhalten.

Effektives Eventmanagement:

Das Modul „Advanced Conference and Banqueting“ hat dem Hotel geholfen, Veranstaltungsbuchungen effektiv zu verwalten und den Umsatz zu steigern. Über Weihnachten 2017 hatten sie 7.500 Gedecke und null Fehler. Dies war darauf zurückzuführen, dass die Gesellschaften über die Delegierten-Checkliste geführt wurden, die sicherstellt, dass für alle Buchungen Bestätigungen und Erinnerungen für Verträge, Schlusszahlungen, Verpflegung und Feedback nach der Veranstaltung verschickt werden. Bestätigte Buchungen sind dank der automatischen Checklistendaten einfacher zu verwalten, damit die Organisatoren bei Bedarf mit den Gästen Kontakt aufnehmen können.

Zuvor verwendete das Hotel eine Tabelle, um alle Delegierten und ihre Speisewahl aufzulisten, die manuell ausgefüllt und in das System hochgeladen werden mussten. Sie mussten auch Zahlungen manuell verarbeiten und in Tabellen eingeben, die nicht nur Stunden in Anspruch nahmen, sondern oft nicht einmal richtig waren!

Das System bietet jetzt einen Paper Trail mit Details und Zahlungen, um stressfreie Veranstaltungen zu gewährleisten.
Eintrittskarten für Hotelveranstaltungen (Shows, Abendessen, Bälle usw.)können jetzt online verkauft werden, sodass das Empfangsteam Verkäufe außerhalb der Geschäftszeiten nicht mehr bearbeiten muss.

Rekordumsatz:

Im Jahr 2017 hat sich der Umsatz durch eine Kombination aus höherer Belegung, höheren Preisen, Verkäufen jenseits der Beherbergung und höheren Ausgaben pro Gast durch Sonderangebote und Pakete um 21 % erhöht.

30 % weniger OTA-Provisionen:

Das Hotel hat seit der Installation des Online-Buchungsmoduls von Guestline (auf der Hotelwebsite) mehrere Strategien umgesetzt, die zusammen mit dem Modul Price Assure (das sicherstellt, dass Buchungen den günstigsten Preis bei Direktbuchungen erhalten) dazu geführt haben, dass die OTA-Provisionsrechnung im letzten Jahr um 30 % reduziert wurde. Bei hoher Belegung können sie höhere Preise auf OTAs festlegen und den Grundpreis anpassen, um sicherzustellen, dass ihre eigene Website den günstigsten Preis bietet.

Zugänglichkeit:

Da das System Cloud-basiert ist, können die Hotelmitarbeiter auch außerhalb des Hotels auf das System zugreifen. So können sie sofort reagieren und die Preise erhöhen und die Verfügbarkeit von Kanälen einschränken, wenn große Veranstaltungen an einem Wochenende (in Cardiff) angekündigt sind und das Hotel weiß, dass es wahrscheinlich ausgebucht sein wird.

Außerdem ermöglicht es dem Team, bei widrigen Wetterbedingungen von zu Hause aus zu arbeiten, was dazu führte, dass das Resort weiter Umsatz machte.

Support in GB:

Das britische Supportteam bei Guestline reagiert schnell und löst alle Probleme des Hotels. Das Hotel sendet Screenshots, um das Problem zu erklären, und musste dem Guestline-Team noch nie nachjagen, um eine Lösung zu finden.

Mehr positive Bewertungen:

Das Hotel verwendet die Vorlagen für die Aufenthaltsnachbereitung, um Gästen automatische E-Mails zu senden und sie zu ermutigen, Bewertungen auf TripAdvisor zu hinterlassen. Dies hat den Prozentsatz positiver Bewertungen erhöht und negatives Feedback reduziert. Alle Informationen sind dem Gästeprofil beigefügt, damit das Hotel diese bei der nächsten Übernachtung berücksichtigen und notwendige Verbesserungen vornehmen kann.

Sichere Zahlungen:

Das Hotel kann jetzt Vorauszahlungen online vornehmen. Dabei handelt es sich um einen automatisierten Prozess, der dem Hotel die Zahlung garantiert. Zuvor wurden Zahlungen aus Online-Buchungen manuell in die pdq-Maschine eingegeben, nachdem die Reservierung vorgenommen wurde. Dies führte zu Problemen, wenn die Karte anschließend abgelehnt wurde, insbesondere bei OTA-Buchungen.

EPOS:

EPOS nennt die durchschnittlichen Ausgaben für alle Gedecke (früher eine manuelle Berechnung), damit das Hotel Ziele für Gästeausgaben festlegen kann. Die Berichte geben einen klaren Hinweis auf den Produktumsatz und unterstützen fundierte Kauf- und Werbestrategien.

Der Restaurantleiter kann diese Daten nutzen, um Upselling-Ziele und Mitarbeiterinitiativen festzulegen, um die Ausgaben zu steigern, was zu einer Umsatzsteigerung geführt hat.

Alle Ausgaben für Speisen und Getränke werden auf die Hotelrechnung des Gastes gesetzt, um Umsatzverluste zu vermeiden.

Ausgaben zur Förderung der Gästeloyalität:

Die Treuekarteninitiative (über die Blue Runner-Schnittstelle) belohnt Mitglieder mit exklusiven Rabatten und Aktionen. Dadurch werden die Ausgaben in mehreren Hotels angekurbelt, und das Hotel erhält eine Analyse der Resort-Umsätze.

Der Verkauf von Resort-Gutscheinen wird nun in einem Hauptbuch notiert, sodass sie nach der Einlösung leicht ausgeglichen und ausgewiesen werden können (dies war früher ein manueller Prozess). Das Online-Verkaufsmodul verarbeitet den Verkauf und die Zahlung automatisch.

Konversion von Direktbuchungen:

Bei OTA-Buchungen wird das Hotelpersonal gebeten, die E-Mail-Adresse des Gastes während des Aufenthalts zu erfassen. Das Hotel sendet dann eine E-Mail nach dem Aufenthalt mit einem Rabattcode von 10 % oder einem Werbepaket (oder Ähnlichem) an die Gäste, wenn sie erneut buchen. Sie schicken ihnen außerdem ein Jahr später eine Erinnerungs-E-Mail, um auf das breite Angebot an Spa-/Golfurlauben und Einrichtungen im Hotel aufmerksam zu machen.

Höhere Veranstaltungskonversion:

Personen, die sich für Veranstaltungen interessieren, können ihre Daten online eingeben, um eine Broschüre anzufordern, die dann in das System hochgeladen wird. Das Team wird dann aufgefordert, alle offenen Anfragen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu verfolgen, und das System wird mit Notizen auf dem neuesten Stand gehalten, was zu einer höheren Konversionsrate geführt hat.

Reibungslose Migration:

Die Systemmigration wurde effizient durchgeführt, und Hunderte von Buchungen wurden ausgeglichen.